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Continuous Auditing und Continuous Monitoring bieten Organisationen zahlreiche Vorteile, wie eine verbesserte Risikomanagement, eine höhere Effizienz und eine bessere Compliance.

Continuous auditing and continuous monitoring

Continuous Auditing und Continuous Monitoring bieten Organisationen zahlreiche Vorteile, wie eine verbesserte Risikomanagement, eine höhere Effizienz und eine bessere Compliance. Allerdings sind auch einige Herausforderungen zu bewältigen. Organisationen sollten sorgfältig planen und die richtigen Technologien auswählen, um von den Vorteilen dieser Ansätze profitieren zu können.

Key information on continuous auditing and continuous monitoring

  • Continuous Auditing ist ein ein datengetriebener, automatisierter Prüfprozess der Daten in Echtzeit oder in kurzen Intervallen überprüft, um Risiken frühzeitig zu erkennen und die Prüfungsqualität zu steigern
  • Continuous monitoring ist ein fortlaufender Überwachungsprozess, der kritische Geschäftsprozesse, IT-Systeme und Risiken kontinuierlich überwacht, um Abweichungen, Sicherheitsvorfälle oder Regelverstöße sofort zu identifizieren.
  • The Vorteile in der Verwendung beider Ansätze ist höhere Effizienz und Transparenz, frühzeitige Erkennung von Risiken und Schwachstellen, sowie die Möglichkeit, Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstandards in Echtzeit zu gewährleisten.
  • CA und CM werden durch künstliche Intelligenz unterstützt, dabei bleibt People at the centre of the decision-making process despite automation. Die KI entlastet durch die Übernahme repetitiver, datenintensiver Aufgaben, doch die finale Entscheidung liegt beim Menschen.

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What are continuous auditing and continuous monitoring?

In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt, in der sich Compliance-Anforderungen ständig verändern, sind traditionelle Prüfungsmethoden oft nicht mehr ausreichend. Um Organisationen dabei zu unterstützen, u.a. Risiken proaktiv zu managen und Compliance sicherzustellen, haben sich zwei Konzepte etabliert: Continuous Auditing und Continuous Monitoring. Der Differences between continuous auditing and continuous monitoring ist der Bereich, mit dem sich beide Methoden befassen. Während Continuous Auditing sich in erster Linie auf die Prüfung der Wirksamkeit von internen Kontrollsystemen konzentriert, umfasst Continuous monitoring einen breiteren Bereich. Continuous Monitoring beinhaltet neben der Prüfung auch die Überwachung von Prozessen, Risiken und Compliance.

Presentation of the difference between continuous auditing and continuous monitoring

Definition of Continuous Auditing

Continuous Auditing (kontinuierliche Prüfung) bezeichnet eine Prüfungsmethode, bei der Prüfungen nicht mehr in festen Intervallen durchgeführt werden, sondern kontinuierlich und in Echtzeit. Dabei werden Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen gesammelt und analysiert, um potenzielle Risiken und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Das Ziel ist es, ein laufendes Prüfungsurteil über die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme zu erhalten.

Definition of Continuous Monitoring

Continuous Monitoring (kontinuierliche Überwachung) ist ein umfassenderer Ansatz, der nicht nur die Prüfung, sondern auch die Überwachung von Prozessen, Risiken und Compliance beinhaltet. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen in Echtzeit gesammelt und analysiert, um Abweichungen von den definierten Zielen oder Schwellenwerten zu erkennen. Continuous Monitoring ermöglicht es Organisationen, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren und Risiken zu minimieren.

Die Bedeutung von Continuous Auditing und Monitoring für Organisationen

Continuous Auditing and Continuous Monitoring have a transformative effect on the way organisations manage risk and ensure compliance. They offer a proactive and data-driven approach that helps organisations achieve their goals and secure competitive advantage.

Advantages of continuous auditing in internal auditing

  • Frühzeitige Erkennung von Risiken: Durch die kontinuierliche Analyse von Daten können potenzielle Risiken und Abweichungen frühzeitig identifiziert werden, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren.
  • Efficiency enhancement: Die Automatisierung von Prüfungsprozessen führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
  • Verbesserte Qualität der Prüfung: Durch die kontinuierliche Datenanalyse können Prüfer tiefere Einblicke in die Geschäftsprozesse gewinnen und die Qualität ihrer Prüfungen steigern.
  • Höhere Prüfungsdichte: Durch die Automatisierung können mehr Prüfungen durchgeführt werden, was zu einer umfassenderen Abdeckung der Geschäftsprozesse führt.
  • Improved communication with management: Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Informationen können Prüfer eine proaktivere Rolle bei der Unterstützung des Managements übernehmen.

Continuous Monitoring für Governance, Risk und Compliance (GRC)

  • Improved risk assessment: Durch die kontinuierliche Überwachung von Risiken können Organisationen ihre Risikobewertung präzisieren und anpassen.
  • Effektivere Maßnahmen zur Risikominderung: Die Identifizierung von Risiken in Echtzeit ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung.
  • Ensuring compliance: Continuous monitoring helps organisations to ensure that they comply with all relevant laws and regulations.
  • Improved decision-making: Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Daten können Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen.

Herausforderungen bei der Implementierung beider Ansätze

  • Datenqualität: Die Qualität der Daten ist entscheidend für den Erfolg von Continuous Auditing und Continuous Monitoring. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können zu falschen Ergebnissen führen.
  • Technology: Implementation requires the selection and integration of suitable technologies, such as data analytics platforms and automation tools.
  • Organisationale Veränderungen: Die Einführung von Continuous Auditing und Continuous Monitoring erfordert oft Veränderungen in der Organisation, wie beispielsweise eine neue Rollenverteilung und Schulungen für die Mitarbeiter.
  • Cost: Die Implementierung kann erhebliche Investitionen erfordern, insbesondere für größere Organisationen.
  • Widerstände: Es kann Widerstände gegen Veränderungen geben, sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftsleitung.

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Areas of application for continuous auditing and monitoring

Continuous Auditing und Continuous Monitoring bieten Organisationen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und Risiken zu minimieren.

Application examples in internal auditing

In der internen Revision ermöglichen Continuous Auditing und Monitoring eine umfassende und effiziente Prüfung von Geschäftsprozessen. Neben den bereits genannten Bereichen wie Finanzwesen, Beschaffung und Personalwesen können diese Ansätze auch in weiteren Bereichen eingesetzt werden. Im Finance unterstützt die kontinuierliche Überwachung von Finanztransaktionen dabei, Betrug und Fehlbuchungen zu erkennen. Im Human Resources können die Kontrolle der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen sichergestellt sowie Zugriffsrechte überwacht werden. Beim Einsatz von IT systems können IT-Sicherheit und die Einhaltung von IT-Richtlinien überprüft werden. Im Zusammenhang mit dem Bereich Production können Produktionsabläufe, Qualitätssicherung und die Einhaltung von Umweltstandards kontrolliert werden. In der Zusammenarbeit mit Suppliers können deren Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und Vertragstreue überprüft werden.

Automatisierte Vertragsprüfung mit KI: Einhaltung regulatorischer Anforderungen

KI-basierte Systeme werden mit großen Mengen von Vertragsdaten und regulatorischen Anforderungen trainiert. Auf dieser Grundlage können sie:

  • Verträge klassifizieren: KI-Systeme können Verträge automatisch nach Typ (z.B. Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag) und Branche klassifizieren.
  • Extract relevant clauses: KI-Systeme können relevante Klauseln, wie beispielsweise Datenschutzbestimmungen oder Wettbewerbsklauseln, aus Verträgen extrahieren.
  • Verträge auf Compliance überprüfen: KI-Systeme können Verträge automatisch auf ihre Übereinstimmung mit spezifischen regulatorischen Anforderungen überprüfen.
  • Identify risks: KI-Systeme können potenzielle Risiken, wie beispielsweise Vertragsstrafen oder Haftungsklauseln, identifizieren.

KI-basiertes Continuous Auditing: Plausibilitätsprüfungen von Zugriffen auf Akten

KI-Systeme werden mit historischen Zugriffsdaten trainiert, um normale Zugriffsverhalten zu lernen. Anschließend können sie Abweichungen von diesem Normalzustand erkennen, beispielsweise:

  • Zugriffe außerhalb der üblichen Arbeitszeiten: Dies könnte auf unbefugte Zugriffe hinweisen.
  • Access to ungewöhnlich viele Dateien: Dies könnte auf Datenexfiltration hindeuten.
  • Access from unbekannten Geräten: Dies könnte ein Hinweis auf eine Sicherheitslücke sein.

Efficient control of processes through continuous monitoring

Durch die kontinuierliche Überwachung von Prozessen können Organisationen nicht nur Risiken minimieren, sondern auch ihre Effizienz steigern. Dies wird ermöglicht durch:

  • Identifizierung von Engpässen: Durch die Analyse von Prozessdaten können Engpässe schnell erkannt und behoben werden.
  • Optimierung von Abläufen: Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht es, Abläufe zu optimieren und unnötige Schritte zu eliminieren.
  • Verbesserung der Qualität: Durch die frühzeitige Erkennung von Qualitätsmängeln können Organisationen ihre Produkt- und Dienstleistungsqualität verbessern.
  • Qualitätsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen.
  • Risk Management: KI-gestützte Systeme überwachen kontinuierlich auf Risiken, lösen automatisch Alarmketten aus und unterstützen bei der Entscheidungsfindung für eine schnelle und effiziente Reaktion.

Überwachung und Sicherheit in IT-Systemen

Die IT-Sicherheit gewinnt in der heutigen digitalisierten Welt immer mehr an Bedeutung. Continuous Monitoring ermöglicht es Organisationen, ihre IT-Systeme proaktiv zu schützen und Risiken zu minimieren. Dies umfasst:

  • Detection of cyber attacks: Durch die kontinuierliche Analyse von Netzwerkverkehr und Systemlogs können Cyberangriffe frühzeitig erkannt und abgewehrt werden.
  • Protection of sensitive data: Continuous monitoring helps to ensure the protection of sensitive data and prevent data breaches.
  • Compliance with IT security standards: Organisationen können die Einhaltung von IT-Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder NIST CSF sicherstellen.
  • Cybersecurity: Detection of cyber attacks and security breaches in real time.
  • Access control: Überwachung von Benutzerzugriffen und Identifizierung von unbefugten Zugriffen.
  • Datenintegrität: Sicherung der Integrität von Daten und Schutz vor Datenverlust.
  • Compliance: Ensuring compliance with data protection regulations such as the GDPR.
  • Backup-Überwachung: KI-gestützte Systeme identifizieren Backup-Fehler proaktiv, reduzieren das Risiko von Datenverlust und optimieren Compliance-Prozesse.

Compliance with industry standards

Viele Branchen unterliegen spezifischen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Continuous Auditing und Continuous Monitoring unterstützen Organisationen dabei, diese Anforderungen einzuhalten. Beispiele hierfür sind:

  • General:Proaktive Identifizierung und Anpassung an sich ändernde regulatorische Anforderungen, wie CSRD, NIS2 und Lieferkettengesetzgebung, für eine kontinuierliche Rechtskonformität.
  • financial industry: Compliance with Basel III, Solvency II and other regulatory requirements.
  • Healthcare: Compliance mit Datenschutzbestimmungen (DSGVO, HIPAA) und Qualitätsstandards.
  • Energy supply: Compliance with environmental protection regulations and safety standards.

Methoden und Tools für Continuous Auditing und Monitoring

Die erfolgreiche Umsetzung von Continuous Auditing und Monitoring ist eng mit dem Einsatz geeigneter Technologien verknüpft. Diese ermöglichen es, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren, Abweichungen zu erkennen und automatisierte Prüfungsverfahren durchzuführen. Die verschiedenen Tools für Continuous Auditing und Monitoring arbeiten häufig eng zusammen. Beispielsweise können Daten aus SIEM-Systemen an eine GRC-Lösung übermittelt werden, um Risiken zu bewerten und Maßnahmen einzuleiten. Die Auswahl der richtigen Tools für Continuous Auditing und Monitoring hängt von den spezifischen Anforderungen des Organisationens ab. Eine Kombination aus verschiedenen Tools kann dabei helfen, eine umfassende und effiziente Überwachung zu gewährleisten.

Automation through AI and data analytics

Künstliche Intelligenz (KI) und Data Analytics spielen eine zentrale Rolle bei der Automatisierung von Continuous Auditing und Monitoring. Durch den Einsatz von Machine Learning-Algorithmen können Organisationen:

  • Recognise anomalies: Deviations from normal patterns and behaviour are automatically identified, indicating potential risks.
  • Create forecasts: Basierend auf historischen Daten können zukünftige Entwicklungen vorhergesagt werden, um proaktiv Maßnahmen ergreifen zu können.
  • Recognise patterns: Komplexe Zusammenhänge in großen Datenmengen können aufgedeckt werden, um versteckte Risiken aufzudecken.

Softwarelösungen für Continuous Auditing

Für Continuous Auditing stehen eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von Organisationen zugeschnitten sind. Zu den wichtigsten Kategorien gehören:

  • Governance, risk and compliance (GRC) tools: Diese Tools unterstützen Organisationen bei der Verwaltung von Risiken, der Einhaltung von Vorschriften und der Verbesserung der Governance. Sie bieten Funktionen wie Risikobewertung, Compliance-Management und Berichtswesen.
  • Automated audit software: This software automates repetitive audit tasks, such as collecting and analysing data.
  • Data analysis tools: Mit Hilfe von Datenanalyse-Tools können große Datenmengen schnell und effizient analysiert werden, um Muster und Trends zu erkennen.

Tools für kontinuierliches Monitoring von Daten und Prozessen

Um Daten und Prozesse kontinuierlich zu überwachen, werden folgende Tools eingesetzt:

  • Security Information and Event Management Systems (SIEM): SIEM-Systeme sammeln und analysieren Logdaten aus verschiedenen Quellen, um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu untersuchen.
  • Endpoint Detection and Response (EDR): EDR-Lösungen überwachen Endgeräte wie PCs und Laptops auf verdächtige Aktivitäten und können bei Bedarf automatisch reagieren.
  • Logdaten von Firewalls, IDS/IPS-Systemen und SIEM-Lösungen: Diese Logdaten liefern wertvolle Informationen über den Netzwerkverkehr und können zur Identifizierung von Sicherheitsbedrohungen genutzt werden.
  • Results from vulnerability scanners and patch management systems: Durch die regelmäßige Überprüfung von Systemen auf Schwachstellen können Organisationen Risiken minimieren.

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The role of humans in AI-driven auditing and monitoring

Der Mensch bleibt trotz Automatisierung im Mittelpunkt des Entscheidungsprozesses. KI entlastet durch die Übernahme repetitiver, datenintensiver Aufgaben, doch die finale Entscheidung liegt beim Menschen.

Wichtige Grundsätze:

  • AI relieved: Die Technologie analysiert große Datenmengen und identifiziert Auffälligkeiten.
  • People decide: Based on the information processed by AI, humans remain the central decision-makers.
  • Regulierung gewährleistet Sicherheit: Die KI wird in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben entwickelt und betrieben.

Das deutsche KI-Gesetz schreibt vor, dass KI-Systeme nicht die alleinige Entscheidungsinstanz sein dürfen. Sie sollen den Menschen unterstützen, nicht ersetzen.

Presentation of the difference between continuous auditing and continuous monitoring

Fazit: Continuous Auditing und Monitoring – Zukunftssicher und effizient

Continuous Auditing und Continuous Monitoring sind essenzielle Ansätze, um Organisationen in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zukunftssicher aufzustellen. Sie ermöglichen eine proaktive Risikosteuerung, optimieren die Effizienz interner Prozesse und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher. Während Continuous Auditing den Fokus auf die Prüfung interner Kontrollsysteme legt, erweitert Continuous Monitoring diesen Ansatz durch die fortlaufende Überwachung von Prozessen, Risiken und gesetzlichen Anforderungen.

Durch den Einsatz moderner Technologien, insbesondere KI, können Organisationen traditionelle Prüfmethoden ergänzen und ihre Revision auf das nächste Level heben. Entscheidend dabei ist, die richtige Balance zwischen technologischem Fortschritt und menschlicher Entscheidungsfähigkeit zu wahren – stets im Einklang mit regulatorischen Vorgaben wie dem deutschen KI-Gesetz.

Continuous Auditing und Monitoring sind somit mehr als nur Werkzeuge – sie sind ein strategischer Schlüssel, um sich effizient und sicher den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Caroline Schwabe
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