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General terms and conditions of Robin Data GmbH
Unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen
Robin Data GmbH
Tax number: 122/115/03124
Sales tax ID: DE320992201
Commercial register 26213 at Stendal local court
Vertreten durch den Geschäftsführer: Prof. Dr. Andre Döring
Company headquarters: Fritz-Haber-Str. 9, 06217 Merseburg, Germany
Distribution: sales@robin-data.io
Support: support@robin-data.io
Web: https://www.robin-data.io
1. Scope
1.1. Vertragspartner ist die Robin Data GmbH („Robin Data“ oder „wir“ oder „uns“), vertreten durch den Geschäftsführer Prof. Dr. Andre Döring. Kunde („Kunde“ oder „Sie“ oder „Ihnen“) ist jede natürliche oder juristische Person, die nicht Verbraucher im Sinne § 13 BGB ist. Im Speziellen richten sich unsere Leistungen an natürliche oder juristische Personen, die Compliance-Anforderungen umsetzen müssen oder sich zu diesem Themenfeld informieren bzw. weiterbilden wollen.
1.2 All contract-relevant information is available in digital form on our website https://www.robin-data.io („Website“, inklusive aller Unterseiten oder Subdomains) abrufbar, können per E-Mail an sales@robin-data.io angefragt werden, werden im Vertriebsprozess über eine Internetseite bereitgestellt oder sind in Auszügen als Ausdruck (z. B. Vertriebsbroschüre) verfügbar. Weitere Informationen sind Gegenstand von individuellen Angeboten und den dort gegebenen Leistungsbeschreibungen.
1.3. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch für Folgegeschäfte, selbst wenn bei deren Abschluss nicht nochmals darauf hingewiesen wird. Ausdrückliche andere Vereinbarungen zum Vertragsinhalt haben Vorrang vor diesen Bedingungen.
1.4. Robin Data ist zur nachträglichen Anpassung und Ergänzung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gegenüber bestehenden Geschäftsbeziehungen berechtigt, soweit Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung es erfordern oder sonstige Umstände dazu führen, dass das vertragliche Äquivalenzverhältnis nicht nur unwesentlich gestört ist. Eine nachträgliche Änderung der Geschäftsbedingungen wird wirksam, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats nach Mitteilung der Änderung widersprechen. Widersprechen Sie der Änderungsmitteilung, so besteht für Robin Data ein außerordentliches Kündigungsrecht mit einer Kündigungsfrist von einem Monat.
2. Subject of the contract
2.1. Der Vertragsgegenstand ergibt sich aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem übermittelten Angebot und den dort enthalten Leistungsbeschreibungen sowie weiteren Vertragsunterlagen, soweit auf diese im Angebot Bezug genommen wird.
2.2. Für Verträge über Leistungen, die direkt innerhalb der jeweiligen Software zu einem bestehenden Vertrag hinzugebucht werden können, ergeben sich die Vertragsgegenstände aus den bei der Buchung dargestellten Leistungsinhalten sowie diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
2.3. Abweichende Regelungen, zum Beispiel individuelle Angebote, bedürfen der text form. These then contain a service description and prices for each service item.
2.4. Sollen wir im Rahmen eines Vertrages eine Garantie übernehmen, bedarf diese zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und einer schriftlichen Bestätigung durch uns.
2.5. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden, z. B. als Anlage zu Anfragen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen etc., werden durch Robin Data nur akzeptiert, wenn diese explizit schriftlich durch uns bestätigt wurden.
3. Services of Robin Data
3.1. Robin Data bietet Leistungen in den Bereichen Compliance, Datenschutz und organisatorischer sowie technologischer Informations- und Datensicherheit an. In diesen Bereichen erbringen wir Software-, Beratungs-, Prüfungs-, Schulungs-, sowie gutachterliche und sonstige Dienstleistungen. Unsere Leistungen unterscheiden sich in zwei Leistungsklassen:
3.1.1. Leistungen die nur Online auf unseren in Deutschland betriebenen Servern als Software-asa-Service verfügbar sind („SaaS-Leistungen“), wie z.B. unsere Software zur Umsetzung des Compliance-Managements („ComplianceOS“) und unser Online-Forum zum Austausch über Datenschutz und Datensicherheit („Robin Data Community“).
3.1.2. Sonstige Leistungen wie z. B. Managed-Services, On-Premises-Bereitstellung von Teilen unserer Software-Lösung, Beratungs- und Schulungsleistungen, eLearning-Angebote oder individuell angebotene Beratungsleistungen.
3.2. Die Nutzung unserer Robin Data Community ist kostenfrei. Robin Data übernimmt weder für die dauerhafte Verfügbarkeit der Community eine Verantwortung, noch besteht zu Ihren Gunsten ein Anspruch auf die Nutzung der Community. Jedem Nutzer wird davon abgeraten, unternehmenskritische Prozesse von der Nutzung der Community abhängig zu machen.
3.3. Robin Data erbringt als Eigenleistung grundsätzlich keine Rechtsberatung. Kunden können jedoch über Robin Data im Rahmen eines Vertrags mit einem von Robin Data vorgeschlagenen Rechtsanwalt Rechtsgutachten vom Partnern beauftragen, die durch hierzu berechtigte Dritte erstellt und von Robin Data an den Kunden weitergeleitet werden. Robin Data tritt hierbei nicht als Vertragspartner des Rechtsgutachtens auf und erbringt auch keine sonstigen Leistungen aus dem Anwendungsbereich des Rechtsdienstleistungsgesetzes.
3.4. Unsere Leistungen berücksichtigen den aktuellen Stand der Technik und die aktuell geltenden gesetzlichen Grundlagen. Einschlägige gerichtliche Urteile finden insofern Berücksichtigung, dass sie bis zur Umsetzung in einem einschlägigen Gesetz für uns je nach Relevanz, Kenntnis und vorliegendem Fall als Richtschnur zur Leistungserbringung dienen können.
4. Requirements for the use of SaaS services
4.1. Für die Bestellung und Nutzung unserer SaaS-Leistungen müssen Kunden über einen Computer verfügen (z. B. Desktop-Computer, Laptop, Notebook oder Tablet), der über eine ausreichend schnelle Internetverbindung verfügt (z. B. einen DSL-Anschluss).
4.2. Die Nutzung unserer SaaS-Leistungen über Smartphones ist möglich. Es bestehen aber technisch bedingte Einschränkungen in der Nutzbarkeit, da unsere Angebote aufgrund der komplexen, aber notwendigen Datenerfassungen nicht auf die Nutzung von Smartphones optimiert sind.
5. Conclusion of contract
5.1. Verträge, die unter Geltung dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen geschlossen werden, beruhen entweder auf einem individuellen Angebot an den Kunden oder auf Online-Angeboten für Zusatzleistungen, die innerhalb eines bestehenden Vertragsverhältnisses hinzugebucht werden können.
5.2. Bestätigt der Kunde uns gegenüber schriftlich (z.B. E-Mail oder digitaler Signatur über einen Signaturdienstleister) ein individuelles Angebot oder löst er Online eine Bestellung für Zusatzleistungen aus akzeptiert er die jeweiligen Angebotskonditionen und löst den Auftrag aus („Auftragserteilung“).
5.3 Upon receipt of the order, the contract between the customer and Robin Data shall be concluded.
5.4. Auftragserteilungen können auch für einzelne Angebotspositionen durchgeführt werden.
5.5. Alle Angebote von Robin Data unterliegen einer Gültigkeitsfrist von 30 Kalendertagen. Ausdrücklich abweichende Bestimmungen gelten nur, wenn sie im Angebot vermerkt sind.
5.6. In Verträgen definierte Leistungstermine und Fristen sind nur verbindlich, wenn Robin Data diese schriftlich bestätigt hat.
6. Tasks and duties of the customer
6.1. Bei der Registrierung einzelner Nutzer zu unseren SaaS-Leistungen (wie dem ComplianceOS), müssen die Nutzer den geltenden Nutzungsbedingungen zustimmen. Eine Nutzung ohne Zustimmung ist nicht möglich.
6.2. Bei der Nutzung des ComplianceOS erhält der Kunde ein auf branchenmerkmalen und weiteren Attributen auf Basis von Vorlagen vorkonfiguriertes Compliance-Management-System. Dieses vorkonfigurierte System wird auf Basis definierter Algorithmen nach bestem Wissen und Gewissen erzeugt und die Genauigkeit stetig verbessert. Wir weisen darauf hin, dass eine rechtliche Beratung oder Prüfung nicht Bestandteil unserer Software ist. Der Kunde muss selbst oder durch einen Fachmann alle durch die Software bereitgestellten Vorlagen prüfen, häufig an wenigen Stellen anpassen (z. B. Ergänzung von Informationen zur Organisation) und freigeben.
6.3. Eine Überprüfung der auf Basis dieser Vorlagen generierten Dokumente und Reportings auf Vollständigkeit und Richtigkeit erfolgt nicht ohne explizite Beauftragung, welche kostenpflichtig gebucht werden kann. Ein resultierender Erfolg, z.B. im Sinne einer rechtlichen Absicherung, ist ausdrücklich nicht geschuldet und kann auch nicht garantiert werden.
6.4. Nutzt der Kunde die SaaS-Leistungen, um hiermit das Datenschutz- oder Informations-Sicherheitsmanagement oder eine anderes Compliance-Feld für die eigenen Kunden zu dokumentieren, so ist er verpflichtet, bei Beendigung des SaaS-Vertrages an Robin Data nicht personenbezogene Kontaktdaten der von Ihm auf der Plattform verwalteten Kunden zu übermitteln und ist weiterhin damit einverstanden, dass Robin Data diese Kunden einmalig kontaktieren wird, um ein Angebot zur weiteren Nutzung der Plattform durch diesen Kunden direkt zu unterbreiten.
6.5. Der Kunde unterstützt die Projektdurchführung durch eine enge Zusammenarbeit und durch die rechtzeitige Bereitstellung aller für die Durchführung des Projektes erforderlichen Unterlagen und Datenbestände.
6.6. Der Kunde stellt während der gesamten Leistungszeit einen qualifizierten Mitarbeiter (z. B. Projektleiter, Compliance Officer) unterstützend zur Verfügung.
6.7. Muss Personal von Robin Data vor Ort beim Kunden Leistungen erbringen, stellt der Kunden ihnen angemessene Arbeitsräume und zur Auftragserfüllung notwendige Arbeitsmittel zur Verfügung.
6.8. Erbringt der Kunde seine Aufgaben und Pflichten nicht, so sind etwaige Verzögerungen nicht schuldhaft Robin Data zuzuschreiben und etwaige Mehrkosten durch den Kunden zu tragen.
6.9. Der Kunde garantiert im Sinne des selbstständigen Garantieversprechens, dass er bei der Bereitstellung vom Material zur Leistungserfüllung durch Robin Data keine Rechte Dritter (z. B. Urheber- oder Markenrechte) verletzt. Robin Data und seine Erfüllungsgehilfen sind von sämtlichen Ansprüchen Dritter, die schuldhaft durch Versäumnisse des Kunden eintreten, freizustellen.
6.10. Der Kunde verpflichtet sich, Mängel unserer SaaS-/ oder Angebotsleistungen soweit möglich nachvollziehbar und unter Schilderung der Fehler, deren Auswirkung oder wahrgenommen Mängel zu dokumentieren und diese Aufzeichnungen schriftlich an support@robin-data.io to be submitted.
7. Rights of use
7.1. Robin Data gewährt bei seinen Softwarelösungen (SaaS-Lösungen) sowie den Online buchbaren Zusatzinhalten für die Dauer der jeweiligen Vertragsverhältnisse zwischen Robin Data und dem Kunden ein einfaches Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Version der angebotenen Software einschließlich aller während der Vertragslaufzeit erfolgenden Weiterentwicklungen, Updates und Upgrades.
7.2. Soweit Robin Data eLearning-Plattformen zur Verfügung stellt, wird dem Kunden an den über die Plattform bereitgestellten Inhalten ein einfaches Nutzungsrecht zum Zweck der Durchführung der konkreten Weiterbildungen, Schulungen oder sonstigen Wissensvermittlungen eingeräumt. Dieses gilt grundsätzlich nur für die Beschäftigten des Kunden sowie die Beschäftigten für mit dem Kunden verbundene Unternehmen i.S.d. § 15 AktG oder in entsprechender Anwendung. Eine Nutzung außerhalb der eLearning-Plattform ist untersagt. Hiervon ausgenommen ist der Nachweis von Weiterbildungen gegenüber Kontrollbehörden, jedoch auf das notwendige Maß beschränkt.
7.3. Die gewährten Nutzungsrechte gelten aufschiebend, bis die vollständige Bezahlung der vereinbarten Leistungsvergütung zwischen Kunde und Robin Data durchgeführt wurde.
7.4. Sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, behält Robin Data sich vor, Ergebnisse aus unseren Leistungen oder den Leistungen unserer Partner für interne Zwecke, Forschungszwecke, künftige Kundenprojekte oder die Weiterentwicklung unserer Leistungen in anonymisierter Form zu verwenden.
7.5. Die Robin Data Community kann der Kunde so lange Nutzen, wie er seinen Account dort bestehen lässt oder Robin Data diese Leistung einstellt. Das Recht auf einen digitalen Abzug seiner nicht personenbezogenen Daten besteht in beiden Fällen nicht.
8. Vergütung, Laufzeit und Kündigungsfrist
8.1. Alle Preise der Leistungen von Robin Data sind grundsätzlich Nettopreise, zuzüglich der anfallenden Abgaben und Steuern.
8.2. Einmalige Kosten sind mit Abschluss des Vertrages und nach erfolgter Rechnungslegung durch Robin Data zur Zahlung fällig.
8.3. Wiederkehrende Kosten werden entsprechend der Bestimmung im Angebot (jährlich, quartalsweise, monatlich) zu Beginn des Berechnungszeitraumes und nach Rechnungslegung durch Robin Data zur Zahlung fällig. Regelungen zu Art und Rhythmus der Kostenabrechnung ergeben sich jeweils aus dem konkreten Angebot oder den Angaben im Warenkorb beim Online-Vertragsabschluss über Zusatzinhalte.
8.4. Alle anderen Leistungen werden gegen den im Vertrag vereinbarten Nachweisen der erbrachten Leistungen und auf Grund der im Angebot benannten Verrechnungssätze (tage- oder stundenweise nebst Angabe des Verrechnungstaktes) durch Robin Data gegenüber dem Kunden in der Regel zum Ende eines Monats abgerechnet.
8.5. Reisekosten und Spesen sind unabhängig von ihrer Anführung im Angebot zu ersetzen, wenn Robin Data den Kunden in angemessener Zeit vorab über deren Entstehung und voraussichtliche Höhe informiert und der Kunde dem nicht binnen 2 Werktagen widerspricht. Abweichende Regelungen müssen in der Auftragsbestätigung definiert sein.
8.6. Verträge verlängern sich bei Vertragsende automatisch um eine weitere Periode als neue Vertragsdauer wie folgt:
- Anfängliche Vertragsdauer 24 Monate: Verlängerung um neue Vertragsdauer 12 Monate
- Anfängliche Vertragsdauer 12 Monate: Verlängerung um neue Vertragsdauer 12 Monate
- Anfängliche Vertragsdauer 1 Monat: Verlängerung um neue Vertragsdauer 1 Monat
8.7. Die Verträge können mit folgenden Kündigungsfristen gekündigt werden:
- Vertragsdauer 24 Monate: Kündigungsfrist 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende
- Vertragsdauer 12 Monate: Kündigungsfrist 2 Wochen vor dem jeweiligen Vertragsende
- Vertragsdauer 1 Monat: jederzeit kündbar zum Vertragsende
8.8. Abweichend von der vorstehenden Ziffer 8.7. gilt für Verträge über die Bereitstellung einer eLearning-Plattform bei einer vereinbarten Laufzeit von 12 Monaten eine Kündigungsfrist von 6 Wochen zum jeweiligen Vertragsende. Abweichende Regelungen im Angebot gehen hier stets vor.
8.9. Der Kunde gerät mit der Zahlung in Verzug, sofern die Zahlung nicht innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung bei uns buchhalterisch eingegangen ist. Bei Zahlungsverzug werden Zinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank berechnet.
8.10. Sollte der Kunde mit seinen Zahlungen in Verzug geraten, so behalten wir uns vor, Mahngebühren in Höhe von 5 Euro je erstellter Mahn-Rechnung zu stellen. Es steht uns frei, das Zahlungs- und Mahnansprüche an einen professionellen Zahlungsdienstleister oder Inkassoanbieter, auch per Factoring, abzutreten oder diese mit der Eintreibung der offenen Zahlungen in unserem, in unserem Auftrag oder in deren Namen zu beauftragen. Die Geltendmachung eines darüber hinaus gehenden Schadensersatzes bleibt unbenommen. Ihnen verbleibt die Möglichkeit nachzuweisen, dass uns kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
8.11. Die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts steht dem Kunden nur für solche Gegenansprüche zu, die fällig sind und auf demselben rechtlichen Verhältnis wie dessen Verpflichtung beruhen. Die Aufrechnung mit Forderungen ist beschränkt auf anerkannte, unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Forderungen.
9. Gewährleistung
9.1. Robin Data erbringt die vertraglich vereinbarten Leistungen mit größtmöglicher Sorgfalt. Sollten Mängel auftreten sind die durch den Kunden unverzüglich gemäß den Regelungen aus Abschnitt 6.10 anzuzeigen.
9.2. Die für Ihre Branche von der Robin Data Software bereitgestellten Vorlagen und Muster basieren auf anwaltlich, durch unsere Partner oder andere Fachexperten geprüften Vorlagen und werden durch ein intelligentes algorithmisches Verfahren in Ihrem Mandaten, nach der Anmeldung oder auch auf Basis speziell zu startender Funktionen, angelegt. Robin Data übernimmt keine Garantie für deren Vollständigkeit, die Korrektheit oder Passung auf die individuelle Situation des Kunden.
9.3. Bei angezeigten und nachgewiesenen Mängeln führt Robin Data eine Mängelbeseitigung nach eigenem Ermessen und in angemessener Zeit durch. Uns stehen dabei mindestens zwei Versuche zu. Im Falle eines endgültigen Scheiterns der Mängelbeseitigung kann der Kunde mindern oder vom Vertrag zurücktreten.
10. Liability
10.1. Robin Data sowie unsere gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen haften nur für Vorsatz. Nur wenn wesentliche Vertragspflichten (folglich solche Pflichten, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung ist) betroffen sind, wird auch für grobe oder leichte Fahrlässigkeit gehaftet. Dabei beschränkt sich die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
10.2. Der vorstehende Haftungsausschluss betrifft nicht die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Auch die Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes bleiben von diesem Haftungsausschluss unberührt.
10.3. Verstößt der Kunde oder der Dritte gegen die in Abschnitt 6 dargelegten Verpflichtungen, so ist der Kunde Robin Data gegenüber zum Ersatz des hierdurch entstehenden Schadens einschließlich notwendiger Rechtsverfolgungskosten verantwortlich. Erfolgende Urheberrechtsverletzungen durch den Dritten werden so behandelt, als wären diese durch den Kunden selbst erfolgt.
11. References
11.1. Kunden werden im Rahmen der Qualitätssicherung gebeten, als Referenz für Robin Data zu fungieren. Erlaubt der Kunde Robin Data die Referenznennung, so können wir die Darstellung des Firmenlogos, den Firmennamen, den Ansprechpartner und die allgemeine Beschreibung der erbrachten Leistungen als Referenz auf unseren Webseiten und Blogs, in Broschüren, im Vertriebsprozess und in Social-Media-Kanälen und allen anderen Kanälen die Robin Data kontrolliert. Ferner können wir die Referenzen in Kanälen Dritter nutzen, wie Pressemeldungen, auf Messen oder in Printanzeigen. Die Darstellung eines Testimonials (Kundenstimme) und die Veröffentlichung einer ausführlichen Kundenerfolgsgeschichte bedürfen einer gesonderten Vereinbarung und gesonderten Freigabe des Kunden.
11.2 The above provision shall continue to apply for 5 years after the end of the contract.
12. Final provisions and severability clause
12.1. Als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten aus diesem Vertrag wird unser Geschäftssitz vereinbart, sofern Sie Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen sind oder sofern Sie keinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland haben.
12.2 As far as there are no compelling legal regulations according to your home country law, German law under exclusion of the UN-purchase right is considered as agreed.
12.3. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die Gültigkeit der übrigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht.
Diese allgemeine Geschäftsbedingungen sind gültig ab: 26.04.2024
Frühere Versionen:
These general terms and conditions are valid from: 26.04.2024
Earlier versions:
