Privacy. Security. Experts United.
Die Software für Datenschutzbeauftragte: multimandantenfähig, webbasiert und sicher!
Automatisieren Sie Ihr Datenschutz-Management und betreuen Sie mehr Kunden in weniger Zeit.
Die Datenschutz-Software von Robin Data ist eine Software für Datenschutzbeauftragte. Konzipiert und entwickelt als Datenschutz-Management-Software (DSMS Software) betreuen Sie Ihre Kunden effizienter und zeitsparender. Rechtsanwälten und Datenschutzbeauftragten aus unserem Partner-Netzwerk kennen Ihre Bedürfnisse und haben diese in eine Software-Lösung übersetzt.
Insbesondere mit dem multimandantenfähigem Cockpit für Datenschutzbeauftragte ist die Datenschutz-Dokumentation Ihrer Kunden immer nur einen Klick entfernt. So reduzieren Sie als Datenschutzbeauftragter Ihren Betreuungsaufwand und steigern Ihr Potential enorm.
Vorteile
Mit nur einem Login haben Sie all Ihre Kunden im Blick. Wechseln Sie sekundenschnell zwischen verschiedenen Mandanten Kunden ohne sich ein- und ausloggen zu müssen. So haben Sie alle Informationen auf einen Blick, sehen den Stand Aktivitäten und können auf Anfragen reagieren.
Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kunden an der Umsetzung der Datenschutz-Anforderungen. Stellen Sie Ihren Kunden Tätigkeiten ein, überprüfen Sie Arbeitsergebnisse, dokumentieren Sie Vorgänge und klären Sie Rückfragen in der Software.
Setzen Sie die Anforderungen der DSGVO gesetzeskonform, digital und automatisiert in kurzer Zeit um. Verwenden Sie Datenschutz Dokumente (z. B. Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Löschklassen), erstellt von Datenschutzbeauftragten und Juristen.
Die Datenschutz-Software können Sie sofort ohne Installation nutzen. Wir entwickeln diese in Deutschland, Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden liegen in einem ISO / IEC 27001 zertifiziertem Rechenzentrum. Robin Data ist zusätzlich ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert.
Unsere Datenschutz-Software ist bereits jetzt in neun Sprachen verfügbar, Datenschutz-Dokumente (wie Verarbeitungstätigkeiten, TOMs, Löschklassen) sind übersetzt integriert. So können Sie Ihrem internationalen Kundenstamm noch mehr Service bieten.
Sie können sämtliche Aktivitäten Ihrer Kunden in der DSMS-Software nachvollziehen. In Freigabeworkflows dokumentieren Sie ISO 9001 basierte Freigabeprozesse. Die revisionssicheren Funktionen unserer Software werden beständig erweitert.
Sehen Sie alle von Ihnen betreuten Firmen an einer zentralen Stelle. Relevante Kunden-Informationen wie Branche, Standort oder Vertragslaufzeit erfassen Sie mit nur einem Blick.
Mit der DSMS-Software von Robin Data wechseln Sie zwischen den Accounts Ihrer Kunden einfach und schnell. Die gemeinsame Zusammenarbeit mit Firmen ist dadurch immer nur einen Klick entfernt.
Mit der Robin Data Software ist Datenschutz einfach gemacht. Stellen Sie Ihren Kunden Tätigkeiten ein. Überblicken Sie auf dem Dashboard, welche Tätigkeiten bereits erledigt sind oder wo Kunden Ihre Zuarbeit benötigen. Bearbeiten Sie gemeinsam das Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten oder unterstützen Sie bei der Datenschutz-Folgenabschätzung.
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Organisationen haben einen oder mehrere Standorte mit verantwortlichen Mitarbeitern. Zwischen den Standorten werden innerhalb und außerhalb der EU personenbezogene Daten ausgetauscht. Erfassen Sie diese Datenflüsse digital in Robin Data und sorgen Sie für eine rechtliche Absicherung.
Legen Sie fest, welche Personen an Ihrer Datenschutzdokumentation und -umsetzung mitwirken. Definieren Sie, welche Personen Teil Ihrer Datenschutzorganisation sind, die Ihren Datenschutz im Unternehmen weiterentwickeln.
Definieren Sie, welche Personen Teil Ihrer Datenschutzorganisation sind und den Datenschutz im Unternehmen bearbeiten. Ergänzen Sie die Bestellungsinformationen zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist das zentrale Dokument zum Nachweis des Datenschutzes in einer Organisation gemäß Art. 30 DSGVO. Es ist daher Pflicht für jede Art von Organisation. Verwalten Sie dieses Verzeichnis digital auf Basis tausender Vorlagen in Robin Data.
Eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) bewertet die Risiken der Datenverarbeitung für Betroffene auf deren Freiheitsrechte in einer Verarbeitungstätigkeit. Führen Sie diese Bewertung gemäß Artikel 35 DSGVO digital und angeleitet mit Robin Data durch.
Organisationen arbeiten mit externen Kontakten außerhalb der Organisation zusammen. Datenschutzrechtlich muss der Transfer personenbezogener Daten mit diesen Kontakten in einigen Fällen speziell geregelt werden. Dokumentieren Sie diesen Transfer digital in Robin Data.
Führen Sie eine länderspezifische Analyse mit Robin Data durch und verwalten Sie Dienstleistungen der Externen Kontakte digital, so dass eine dedizierte rechtliche Bewertung der Datenflüsse und deren Schutzklasse je Dienstleistung möglich wird.
Personenbezogene Daten müssen regelmäßig oder auf Wunsch der Betroffenen gelöscht werden. Erstellen und Verwalten Sie Löschklassen und Löschregeln gemäß DIN 66398 in Robin Data. Dokumentieren Sie Löschvorgänge gesetzeskonform
Im Datenschutz muss neben den internen Prozessen auch die Zusammenarbeit mit externen Kontakten rechtskonform gestaltet werden. Verwalten Sie Verträge mit digital in Robin Data. Legen Sie Tätigkeiten zu Prüfung von z. B. Auftragsverarbeitungsverträgen an.
Dokumentieren Sie die Analyse und Verwaltung der Datensicherheit im Unternehmen mit Robin Data, auch speziell für Verarbeitungstätigkeiten. Robin Data liefert Ihnen dafür Vorlagen und Maßnahmenideen für typische technische und organisatorische Maßnahmen Ihrer Branche.
Robin Data bietet täglich kostenfreie Demos der Robin Data Software an. Unsere Experten stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung, vollkommen kostenfrei und unverbindlich. Melden Sie sich zu unseren Demos an und verschaffen Sie sich einen Überblick über unsere Datenschutz-Software.
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Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot passend für Ihre Bedürfnisse.
In Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Datenschutzbeauftragten haben wir eine Vielzahl von Verarbeitungstätigkeiten, Datenarten, Datenkategorien, Gesetzesgrundlagen, TOMs und vieles mehr in die Datenschutz Software für externe Datenschutzbeauftragte eingearbeitet. Sie als Datenschutzbeauftragter können auf diese Daten zurückgreifen. Geben Sie die Branche Ihres Kunden ein, die zutreffenden Daten werden automatisch hinterlegt und müssen nur noch selektiert und angepasst werden.
Die Software für Datenschutzbeauftragte
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Was ist eine Datenschutz Management Software?
Eine Datenschutz Management Software wie die Robin Data Software ist eine digitale Lösung, zur Unterstützung von Datenschutz-Verantwortlichen und hilft dabei den betrieblichen oder behördlichen Datenschutz schrittweise umzusetzen und auf DSGVO-Konformität nachhaltig zu kontrollieren. In der Software haben Sie Zugriff auf Vorlagen, Muster und Dokumente, wie Verarbeitungstätigkeiten oder Technisch-Organisatorische Maßnahmen, die der Standard Ihrer Branche sind. In der Software erstellen Sie Zugänge für alle internen und externen Personen der Datenschutzorganisation und können Aufgaben zuweisen und gemeinsam bearbeiten. Jede der sogenannten Tätigkeiten wird automatisch dokumentiert und in den Tätigkeitsbericht aufgenommen. Durch die Dokumentation Ihrer Datenschutz-Maßnahmen, sind Sie aussagefähig gegenüber evtl. Anfrage der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Was sind die Vorteile einer Datenschutz Management Software?
Der wesentliche Vorteil der Nutzung einer Datenschutz Management Software ist, das für nahezu jede Branche die erforderlichen Datenschutz-Inhalte bereits in der Software vorhanden sind. Im Gegensatz zu vielen anderen Datenschutz-Lösungen sind diese Vorlagen (z.B. TOMs, Verarbeitungstätigkeiten, Löschklassen) vollständig und detailliert, sodass sie einem Audit durch eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde standhalten. Außerdem werden durch den kollaborativen Ansatz die Zusammenarbeit aller relevanten Personen ermöglicht. Die Umsetzung des Datenschutzes kann zentral und übersichtlich verwaltet werden, durch die Pflege der für Ihr Unternehmen relevanten Verarbeitungstätigkeiten, Löschklassen, Tätigkeiten oder TOMs, wird nebenbei automatisch das Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), das Löschkonzept oder der Tätigkeitsbericht erstellt und gepflegt.
Für wen eignet sich eine Datenschutz Software?
Die Datenschutz Software eignet sich für interne sowie externe Datenschutzbeauftragte, die Datenschutz-Maßnahmen strukturiert umsetzen und gleichzeitig DSGVO-konform dokumentieren möchten. Die Datenschutz Management Software von Robin Data kann zudem unabhängig von der Größe des Unternehmens eingesetzt werden, je nach Anforderungen an den Datenschutz, bietet Robin Data unterschiedliche Lizenzen.
Wie funktioniert die Arbeit mit einer Datenschutzsoftware?
Die Datenschutzsoftware ist webbasiert, dass bedeutet Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und können mit der Datenschutzsoftware von überall aus arbeiten. Die Datenschutzsoftware von Robin Data ist eine sogenannte Software as a Service-Lösung (SaaS), das bedeutet das Sie mit Ihrem Endgeräts Zugriff auf die Software haben und dann schrittweise durch die Funktionen und Aufgaben geleitet werden, um ein angemessenes Datenschutzniveau speziell für Ihr Unternehmen zu erreichen.
Durch ein übersichtliches Dashboard haben Sie alle Datenschutz-Vorgänge im Blick, die Menüführung und Funktionen sind intuitiv gestaltet. Sie werden Schritt für Schritt durch alle nötigen Anwendungen geleitetet. Um sich einen ersten Eindruck von der Datenschutzsoftware zu verschaffen bieten wir kostenfreie Demos an, in denen Sie Ihre Fragen klären können. Für weitere Fragen stehen Ihnen die Datenschutzbeauftragten und Juristen aus dem Netzwerk von Robin Data zur Verfügung.
Wie funktioniert der Branchenfilter der Datenschutz-Software?
Die Datenschutzsoftware von Robin Data kennt den Branchenstandard, da wir schon viele verschiedene Branchen in unseren Vorlagen (z. B. TOMs, Verarbeitungstätigkeiten, Löschklassen) umgesetzt haben. Das bedeutet, dass Sie die Datenschutz-Inhalte ganz einfach nach Ihrer Branche filtern können und nur das in Ihre Datenschutz-Dokumentation übernehmen, was Sie benötigen.
Ich möchte eine Datenschutzmanagement-Software, die meine Haftungsrisiken als Geschäftsführer minimiert?
Robin Data steht seinen Kunden mit hoher Expertise zur Seite. Einerseits bieten wir bereits die hochwertigsten Vorlagen einer Datenschutzdokumentation am Markt. Andererseits übernehmen wir jederzeit detaillierte Ausarbeitungen. So werden Risiken effektiv minimiert.
Wann ist es sinnvoll mit einer Datenschutzmanagement-Software zu arbeiten?
Die Arbeit mit einer Datenschutz-Management Software lohnt sich für jedes Unternehmen und jede Behörde, die strukturiert und DSGVO-konform den Datenschutz umsetzen möchte. Insbesondere sinnvoll ist der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software, wenn Sie automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten.
Ich habe bereits eine Datenschutz-Dokumentation oder eine Datenschutz-Software möchte aber wechseln. Ist das möglich?
Natürlich ist das möglich. Robin Data migriert bestehende Datenschutz-Dokumentationen auf Basis unserer Vorlagen. Kommen Sie auf uns zu.
Können Datenschutz-Inhalte in der Datenschutz Management Software eingepflegt werden?
Datenschutz-Inhalte, wie Verarbeitungstätigkeiten, TOMs oder Löschklassen können jederzeit in die Datenschutz Management Software eingepflegt werden. Wir bieten Kunden unserer Datenschutz Management Software sogar an, fehlende Inhalte durch unsere Datenschutzexperten nachzupflegen. Dazu nehmen wir Ihre Frage auf und stellen Ihnen nach Rücksprache den fehlenden Inhalt innerhalb von einem Werktag zum Import in Ihren Mandanten global bereit.
Habe ich einen konkreten Ansprechpartner bei Fragen zur Datenschutz Management Software?
Jedem Kunden bieten wir wöchentlich aktuelle Informationen rund um den Datenschutz durch ein Serviceangebote, wie online Meetings und Newsletter. In unserer aktiven Community kann man jederzeit kostenfrei Fragen stellen, die dann von Experten beantwortet werden.
Jeder Kunde hat die Möglichkeit Robin Data zu kontaktieren, um fehlende Inhalte ergänzen zu lassen. Dieses übernehmen wir dann, wenn es für alle Kunden relevant ist, kostenfrei. Je nach gebuchtem Tarif ist ein entsprechender Support beinhaltet.
Sofern Beratung oder Hilfe benötigt wird, können Robin Data Kunden jederzeit auf die regionalen Robin Data Partner zurückgreifen. Somit ersparen Sie sich das Herumsuchen nach aktuellen Informationen auf unzähligen Webseiten, bei denen Sie noch nicht mal sicher sein können, ob die Information richtig und taufrisch ist. WIr fassen das wichtigste für Sie zusammen
Wie ist denn die Qualität der Vorlagen und Datenschutz-Inhalte in der DSMS Software?
Wir bei Robin Data legen aller höchsten Wert auf Qualität mit dem Anspruch, für alle Branchen die geeigneten, richtigen und vollständigen Tätigkeiten parat zu haben. Dabei orientieren wir uns auch an den unterschiedlichen Löschfristen, die im Zusammenhang mit den verschiedenen Prozessen stehen.
So granular wie nötig, so modular wie möglich sind unsere Verarbeitungstätigkeiten eine solide Grundlage, um daraus auch einfach und schnell nötige Datenschutzfolgeabschätzungen zu erstellen. Wir versorgen dazu noch jede Verarbeitungstätigkeit mit speziellen Rechtsgrundlagen, wenn der eigentliche Zweck die Verarbeitung aufgrund der rechtlichen Vorgaben darstellt.
Diese speziellen Rechtsgrundlagen gehören sicherlich mit zu unseren Alleinstellungsmerkmalen. Die integrierte Risikobewertung als auch die Integration von externen Empfängern, Dienstleistungen und Verträge gepaart mit speziellen TOMs, die die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Prozess sicherstellt, ist hierbei sicherlich einzigartig. Selbstverständlich haben wir auch, wenn nötig, das berechtigte Interesse gleich mitgeliefert.
Wo wird die DSMS Software entwickelt und gehostet?
Die DSMS Software von Robin Data wird vollständig durch die Robin Data GmbH mit Sitz in Merseburg / Leipzig entwickelt. Alle Ansprechpartner zur Datenschutz Software sitzen ebenfalls in Deutschland. Die DSMS Software ist in Frankfurt gehostet und das ist nach ISO Standard zertifiziert.
Darüber hinaus ist auch die Robin Data GmbH seit 2021 ISO 27001 und ISO 9001 durch den TÜV Süd zertifiziert.
Ist es möglich neue Funktionen zur DSMS Software anzufragen?
Der Fokus der Entwicklung unserer DSMS Software liegt stark auf unseren Kunden, sollten Sie neue Funktionen benötigen, können Sie diese in unserer Datenschutz-Community anfragen. Wir berücksichtigen oft angefragte Funktionen bei der Planung und Entwicklung unserer Datenschutz-Software, um Ihnen ein durchgängiges Serviceerlebnis zu bieten und freuen uns auf Ihre Anfragen.
Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
Datenschutz-Folgenabschätzung
Löschkonzept
Das Team der Robin Data GmbH berät Sie unverbindlich und kostenfrei zu unseren Lösungen und beantwortet Ihre Fragen telefonisch oder per E-Mail.
Im einstündigen Termin stellen wir Ihnen eine Funktion unserer Software-Lösungen, wie bspw. das Löschkonzept oder die TOMs, im Detail vor.
Informationen Lösungen von Robin Data, zu Veranstaltungen und zu Entwicklungen im Bereich Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit.
Informieren Sie sich in unserem Hilfe-Center zu Funktionen unserer Robin Data Software sowie zu Gesetztestexten im Bereich Datenschutz.
