Customer Story Landessportbund Sachsen-Anhalt e.V.

„Durch die Expertise von Robin Data fühlen wir uns sicher im Umgang mit den Anforderungen der DSGVO. Die enge Zusammenarbeit gibt uns die Gewissheit, datenschutzrechtlich stets auf dem neuesten Stand zu sein. Dank der umfassenden Lösung aus Software und externer Beratung sind wir bestens für die Zukunft gerüstet. Wir können uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren, während der Datenschutz sichergestellt ist.“

Markus Richter, Landessportbund Sachsen-Anhalt e.V.

Datenschutzlösungen für unseren Verein: Rechtssicher und individuell

Der Landessportbund Sachsen-Anhalt e.V. (LSB) hat sich für die Zusammenarbeit mit Robin Data entschieden, um den Datenschutz umfassend und rechtssicher zu gestalten. Dabei hat der LSB von mehreren individuell abgestimmten Dienstleistungen profitiert, die eine nachhaltige Unterstützung beim Datenschutz darstellen.

LSB Sachsen-Anhalt e.V.

Der Landessportbund Sachsen- Anhalt e.V. (LSB) vertritt die Interessen des gemeinnützigen Sports in Sachsen-Anhalt. Er organisiert 374.590 Sportler in 3.011 Vereinen und 51 Fachverbänden. Der LSB setzt sich für Integration, Geschlechtergerechtigkeit und Sportförderung in Zusammenarbeit mit der Landesregierung ein.

www.lsb-sachsen-anhalt.de

Ort: Halle / Saale

Mitarbeiter: 374.590

Branche: Sportverbund

Kunde: seit 2021

Herausforderung und Ausgangslage

Datenschutz ist eine zentrale Herausforderung für Organisationen wie den Landessportbund Sachsen-Anhalt e.V. – ein Verein mit zahlreichen Mitgliedern und komplexen Anforderungen. Vor der Beauftragung von Robin Data war der LSB mit den wachsenden Anforderungen des Datenschutzrechts konfrontiert und benötigte eine unabhängige Expertise. Besonders die Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten, das Risikomanagement und die Delegation von Aufgaben erforderten eine strukturierte und verlässliche Lösung.

„Mit der Softwarelösung von Robin Data konnten wir eine klare Struktur in unsere Datenschutzprozesse bringen und die Zusammenarbeit erheblich erleichtern.“

Markus Richter, LSB Sachsen-Anhalt e.V.

Die Zusammenarbeit mit Robin Data

Datenschutz-Software

Vor der Einführung der Datenschutz-Software war die Verwaltung der personenbezogenen Daten im LSB überwiegend manuell und in verschiedenen Systemen verteilt. Dies führte zu einem hohen Aufwand bei der Datenpflege und erschwerte die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Die Einführung der Datenschutz-Software Robin Data war ein wichtiger Schritt für den Landessportbund, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz seiner Prozesse zu steigern. Die zentrale Zusammenarbeit aller am Datenschutz beteiligten Personen und die Bereitstellung von Vorlagen speziell für uns als Verein (bspw. Verarbeitungstätigkeiten, TOMs) haben zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt.

Die benutzerfreundliche Oberfläche und die umfassenden Funktionen, wie die Verwaltung von Verarbeitungstätigkeiten und Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen oder Risikoanalysen, machen Robin Data zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den Datenschutz im LSB.

Bestandsaufnahme des Verfahrensverzeichnisses

Vor Beginn der Bestandsaufnahme war das Verfahrensverzeichnis des Landessportbundes schon recht umfangreich, allerdings wollten wir überprüfen, ob die Verarbeitungstätigkeiten vollständig und auch rechtskonform
sind. Zunächst erfolgte eine gemeinsame Überprüfung der bereits vorhandenen Dokumentation.

Hierbei wurden alle relevanten Dokumente, wie Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Verträge, gesichtet und bewertet. Robin Data verschaffte sich einen Überblick über Abläufe und Prozesse des LSBs durch Gespräche mit den für die Datenverarbeitung verantwortlichen Mitarbeitern. Darüber hinaus wurde eine Überprüfung der eingesetzten IT-Systeme durchgeführt.

Dabei lag der Fokus auf der Identifizierung der Systeme, in denen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Abschließend wurden die identifizierten Prozesse und IT-System systematisch mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) und anderen relevanten gesetzlichen Bestimmungen abgeglichen.

Im Ergebnisse dieser Analyse, konnten vorhandene Verarbeitungstätigkeiten optimiert und fehlende Verarbeitungstätigkeiten ergänzt werden. Besonders gut finden wir, dass das Verfahrensverzeichnis digital in Robin Data ComplianceOS abgebildet wird. Somit haben wir alle Verarbeitungstätigkeiten zentral im Blick.

Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter

Angesichts der wachsenden Komplexität des Datenschutzrechts und der begrenzten internen Ressourcen entschied sich der Landessportbund für die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten der Robin Data GmbH.

Dieser übernimmt die umfassende Betreuung aller datenschutzrechtlichen Belange und unterstützt den Landessportbund dabei, die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.

Zu den Aufgaben des externen DSBs bei uns im Verein gehörte bislang die Beratung bei datenschutzrechtlichen Fragen, die Durchführung von Schulungen, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Begleitung von Projekten in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Durch die externe Expertise konnte der LSB seine Compliance sicherstellen, Risiken minimieren und die Mitarbeiter für den Datenschutz sensibilisieren.

„Unser Ansprechpartner und DSB von Robin Data hat Verständnis für die Besonderheiten unseres Verbandes. Er berät uns nicht nur fachlich kompetent, sondern auch praxisorientiert.“

Markus Richter, LSB Sachsen-Anhalt e.V.

Projektpartner

LSB Sachsen-Anhalt e.V.
Markus Richter
+49 (0) 345 5279140
richter@lsb-sachsen-anhalt.de

Robin Data GmbH
Prof. Dr. Andre Döring
+49 (0) 3461 479236-0
info@robin-data.io

Über Robin Data
Die Robin Data GmbH ist ein führendes Legal-Tech-Unternehmen für das digitale Management von Compliance-Prozessen und deren Automatisierung (Compliance Automation) in komplexen und regulierten Organisationen. Hierzu nutzen Kunden der Robin Data GmbH die hochsichere, eigenentwickelte und datenschutzkonforme Software-as-a-Service-Plattform „ComplianceOS®“ (Compliance Operating System).