Customer Story Westpfalz Klinikum

„Wir wollten eine moderne und digitale Umsetzung unseres Datenschutz-Management-Systems. Robin Data hat uns durch die Funktionen, die vielen Vorlagen, die Automatisierungsmöglichkeiten und den sehr kompetenten und freundlichen Service sowie die Zusammenarbeit mit einem Partner in der Nähe überzeugt.“

Datenschutzbeauftragte Westpfalz-Klinikum GmbH

Digitales und kollaboratives Datenschutz-Management-System

Für das Westpfalz-Klinikum hat Datenschutz höchste Priorität. Aus diesem Grund wurde das bestehende Datenschutz-Management-System konsequent neu und digital ausgestaltet. Durch Robin Data ist es möglich, Vorgänge digital zu managen und die Dokumentation kollaborativ umzusetzen.

Westpfalz-Klinikum GmbH

Die Westpfalz-Klinikum GmbH stellt die moderne medizinische Versorgung für die ganze Region der Westpfalz und des angrenzenden Nordpfälzer Berglandes sicher. Pro Jahr werden an unseren vier Standorten insgesamt mehr als 50.000 stationäre und mehr als 100.000 ambulante Patientinnen und Patienten behandelt und gepflegt.

www.westpfalz-klinikum.de

Ort: Kaiserslautern

Mitarbeiter: 4100

Branche: Gesundheitswesen

Kunde: seit 2020

Herausforderung und Ausgangslage

Die Westpfalz-Klinikum GmbH ist an vier Standorten vertreten: Kaiserslautern, Kusel, Kirchheimbolanden und Rockenhausen. An diesen vier Standorten befinden sich insgesamt mehr als 50 Kliniken, Abteilungen und Institute. An allen Standorten werden personenbezogene Daten verarbeitet. Um den bestehenden gesetzlichen Dokumentations- und Rechenschaftspflichten gerecht zu werden, gibt es im Westpfalz-Klinikum ein Datenschutz-Management-System. Dieses beinhaltete bislang vor allem die Dokumentation mit Hilfe von Office-Dokumenten. Diese Form des Managements war aufgrund der Größe des Unternehmens komplex in der Umsetzung. Um Vorgänge künftig einheitlich managen zu können und einen besseren Überblick zu ermöglichen, hat sich das Westpfalz-Klinikum entschieden, das bestehende Datenschutz-Management-System zu modernisieren und mit der Robin Data Software zu realisieren.

„Sehr zeitsparend sind die vielen sehr hochwertig ausgearbeiteten Vorlagen. Fehlen welche, stellt Robin Data diese kostenfrei zur Verfügung!“

Datenschutzbeauftragte Westpfalz-Klinikum GmbH

Maßnahmen und Ergebnisse

Nach ersten, sehr konstruktiven Gesprächen wurde die Transformation des Datenschutz-Management-Systems in Robin Data in vier Schritte unterteilt:

Umsetzung der Datenschutz-Dokumentation, speziell der Datenschutz-Folgenabschätzungen, in Robin Data
Analyse der externen Datenflüsse und Erfassen der relevanten Verträge zur Auftragsverarbeitung in Robin Data
Aufbau des Löschkonzeptes in Robin Data
Einführung des Datenschutz-Management-Systems und Nutzung des Tätigkeiten-Managers zur Vorgangsverfolgung

Dokumentation und Datenschutz-Folgenabschätzungen

Gemeinsam mit der Datenschutzzentrale, dem Beratungspartner von Robin Data, wurden zunächst alle Standorte und relevanten Einheiten in Robin Data aufgenommen. Auf dieser Basis ist es nun möglich, die internen Datenflüsse zu modellieren. In einem weiteren Schritt wurden die bestehenden Verarbeitungstätigkeiten gesichtet und mit den Robin Data Vorlagen abgeglichen. Durch die Gespräche mit dem Beratungspartner konnten einige Impulse gesetzt und weitere Verarbeitungstätigkeiten identifiziert sowie von Robin Data importiert werden. Zusätzlich sind 2021 spezielle Verarbeitungstätigkeiten rund um die Corona-Pandemie hinzugekommen, die durch Robin Data bereitgestellt wurden. Insgesamt wurden bisher mehr als 300 Verarbeitungstätigkeiten identifiziert. Die Umsetzung der erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzungen ist ein laufender Prozess. Robin Data arbeitet nach einer ähnlichen Systematik wie das sogenannte „PIA-Tool“ der französischen Datenschutzbehörde. Auf diese Weise läuft der Transfer bestehender Risiken und die Erfassung neuer Risiken im Kontext des regelmäßigen Management-Reviews des Datenschutz-Management-Systems problemlos.

Modellierung der externen Datenflüsse

Das Klinikum verfügt als großes Unternehmen, mit zum Teil komplexen Strukturen über Lieferanten und Dienstleister, die auch personenbezogene Daten verarbeiten. Deren Struktur und länderspezifischer Standort sowie die damit verbundene notwendige Grundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten konnte mit Hilfe von Robin Data einfach und zügig modelliert werden. Die erforderlichen Verträge wurden im Vertragsmanager von Robin Data erfasst und können nun auf Basis hinterlegbarer Fristen jährlich überprüft werden.

Löschkonzeption

Verarbeitungstätigkeiten und Löschkonzept gehören unmittelbar zusammen. In Robin Data können direkt aus den Verarbeitungstätigkeiten heraus auf Basis dokumentierter Datenarten die Löschklassen des Löschkonzeptes gemäß DIN 66398 automatisch generiert werden. Über gesetzliche Aufbewahrungsfristen wird informiert, sodass die sonst sehr aufwendige Erzeugung des Löschkonzeptes problemlos möglich ist. Durch Löschregeln können die Löschklassen in konkrete Handlungsanweisungen für die Verantwortlichen umgesetzt werden.

Tätigkeiten-Manager

Mit dem Tätigkeiten-Manager können nun alle relevanten Vorgänge erfasst werden. Jeder Vorgang erhält eine eindeutige Dokumenten-ID (oder ein Aktenzeichen), was die Zuordnung weiterer Dokumente ermöglicht. Der Tätigkeiten-Manager ermöglicht es, Aktivitäten innerhalb von Vorgängen, zum Beispiel die Bearbeitung von zum Teil problematischen Einzelfällen, chronologisch zu dokumentieren. Dadurch, dass Tätigkeiten aus allen Dokumenten in Robin Data heraus erstellt werden können, können mit dem Tätigkeiten-Manager zum Beispiel Freigabe-Prozesse für Verarbeitungstätigkeiten zentral gemanagt werden.

„Als Datenschutzbeauftragte habe ich nun einen zentralen Überblick über alle Vorgänge unseres Datenschutz-Managementsystems. Das erleichtert mir die Einhaltung der Compliance enorm und spart wertvolle Arbeitszeit für Routineaufgaben, die nun Robin Data für mich erledigt.“

Datenschutzbeauftragte Westpfalz-Klinikum GmbH

Projektpartner

Westpfalz-Klinikum GmbH
Datenschutzbeauftragte
+49 (0) 631 2030
info@westpfalz-klinikum.de

Robin Data GmbH
Prof. Dr. Andre Döring
+49 (0) 3461 479236-0
info@robin-data.io

Robin Data Partner: DSZ GmbH
Wolfgang Evers
+49 (0)8039 4069950
briefkasten@datenschutzzentrale.de

Über Robin Data
Die Robin Data GmbH entwickelt und betreibt die Software-Plattform ComplianceOS® zur Umsetzung von Compliance-Feldern, wie u. a. Datenschutz und Informationssicherheit. Durch integrierte Beratungs- und IT-Dienstleistungen bietet wir Kunden ein durchgängiges Serviceerlebnis.