Privacy. Security. Experts United.
Datenschutz-as-a-Service:
Bestellen Sie Ihr individueller Ansprechpartner für Ihren professionellen Datenschutz
Über 50 TÜV / DEKRA zertifizierte Experten
Langjährige branchenspezifische Erfahrung
Beratung regional vor Ort oder digital
Ihr Unternehmen hat durch die Verarbeitung einer Vielzahl an Kundendaten und ein komplexes Geschäftsmodell hohe Anforderungen an den Datenschutz. Unsere Datenschutzbeauftragten beraten Ihre internen Verantwortlichen zu technischen und organisatorischen Herausforderungen sowie zum Aufbau und Betrieb eines DSMS.
Neben der DSGVO müssen Sie auch branchenspezifische Gesetzgebungen berücksichtigen. Bei über 700 Kunden und Projekten aus über 250 Branchen, haben unsere Experten auch die richtige Lösung für die Anforderungen aus speziell Ihrer Branche.
Auditierungen, Dokumentation sowie Prozessautomatisierung setzen ein Verständnis Ihrer internen Datenschutz-Aufwände voraus. Die Datenschutzbeauftragten von Robin Data unterstützen Sie regional und bieten eine ganzheitliche, individuelle und persönliche Betreuung.
Unsere Leistungen Datenschutz-as-a-Service
Die zertifizierten Datenschutzbeauftragten von Robin Data entwickeln und kontrollieren Ihr Datenschutz-Management-System (DSMS). In enger Abstimmung mit Ihrer Geschäftsführung und weiteren Personen der Datenschutz-Organisation wird anhand einer Bestandsaufnahme der aktuelle Stand des Datenschutzes in Ihrer Organisation bestimmt und entsprechende Maßnahmen speziell für Ihr Unternehmen entwickelt.
Gesetzliche Bestandteile der Datenschutz-Dokumentation, wie das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder Löschkonzept, werden aufgesetzt und sonstige Rechenschafts- und Dokumentationspflichten DSGVO-konform etabliert. Unsere Datenschutzbeauftragten sensibilisieren Ihre Mitarbeiter, bilden die Schnittstelle zur Aufsichtsbehörde und ist Ihr individueller Ansprechpartner bei Fragen
Definition der Datenschutzorganisation
Prüfen und ggf. Anpassen der Datenschutzerklärung der Website
Erstellung des Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten
Aufnahme notwendiger Datenschutzfolgeabschätzungen
Aufnahme notwendiger Auftragsverarbeitungsverträge
Prüfen der Datensicherheit und definieren eines Maßnahmenplans
Erstellung eines Löschkonzeptes
Durchführung von Key-User-Schulungen
Aufnahme der notwendigen Informationspflichten
Stellung als externer Datenschutzbeauftragter gemäß Artikel 38 DSGVO
Beratung von Verantwortlichen im Unternehmen, Auftragsverarbeitern und Beschäftigten
Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften
Unterrichtung über neue Beschlüsse, Urteile oder Erkenntnisse im Datenschutzrecht
Schnittstelle zur Aufsichtsbehörde
Nutzung der Robin Data Software
Im Paket angegebene Stunden Servicezeit pro Jahr, zur Paketübersicht
Externe Datenschutzbeauftragte bringen profundes Datenschutz-Fachwissen und Erfahrung mit und können dadurch meist mit pragmatischen Lösungen beraten
Durch seine Erfahrung ist der externe Datenschutzbeauftragte meist wesentlich schneller in der Umsetzung des Datenschutzes, er kennt geeigente Vorlagen, Tools und Best Practices
Externe Datenschutzbeauftragte können unvoreingenommener beraten, Prozess-Optimierungen durch externe Beratung sind meist anerkannter und werden besser akzeptiert
Externe Datenschutzbeauftragte müssen sich zunächst in die Unternehmensstrukturen einarbeiten, die Prozesse und Ansprechpartner kennenlernen
Interne Datenschutzbeauftragte müssen den Datenschutz meist neben ihrer normalen Tatigkeit im Unternehmen umsetzen. Zeitliche Ressourcen dafür sind meist knapp und dadurch ist das Vorankommen meist langsamer
Fachliches Wissen zum Datenschutz muss oftmals erst angeeignet werden. Zudem fehlt dem internen Datenschutzbeauftragten meist der Austausch zu anderen Datenschutzbeauftragten seiner Branche.
Der interne Datenschutzbeauftragte ist eher unbeliebt. Unbequeme Fragen zu etablierten Prozessen gehören leider zum Job.
Interne Datenschutzbeauftragte kennen ihre Organisation gut, sind mit den Unternehmensprozessen vertraut und haben schneller Zugang zu den jeweiligen Ansprechpartnern.
Robin Data stellt Ihnen gern einen regionalen, externen Datenschutzbeauftragten passend für Ihre Bedürfnisse. Der Aufwand des externen Datenschutzbeauftragten richtet sich nach dem Grad Ihrer Datenschutzanforderungen. Je nachdem, wie sich diese ausgestalten, unterbreiten wir Ihnen gern ein Angebot. Neben eine monatlichen Bestellungspauschale fällt eine einmalige Auditgebühr für die initiale Bestandsaufnahme an. In allen Paketen ist natürlich die Lizenz für die Robin Data Datenschutz-Software enthalten.
Pakete¹
Beschreibung
Anzahl der Standorte Ihres Unternehmens
Servicezeit (inklusive)
Robin Data Software inklusive
Sprachen der Robin Data Software
STARTER
€
Sehr geringe Datenschutzanforderungen; keine Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten
1
-
einsprachig
BASIC
€€
Niedrige Datenschutzanforderungen; keine Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten
bis 2
4 h / Jahr
einsprachig
PROFESSIONAL
€€€
Höhere Datenschutzanforderungen; Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten, Berufsgeheimnisse, deutlich umfassendere Datenverarbeitung
bis 5
12 h / Jahr
mehrsprachig
ENTERPRISE
€€€€
Sehr hohe Datenschutzanforderungen; umfassende Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten
unbegrenzte Anzahl
24 h / Jahr
mehrsprachig
¹ Finale Eingruppierung in das endgültige Datenschutzbeauftragten-Paket erfolgt erst nach initialer Bestandsaufnahme.
Wir wollten eine moderne und digitale Umsetzung unseres Datenschutz-Management-Systems. Robin Data hat uns durch die Funktionen, die vielen Vorlagen, die Automatisierungsmöglichkeiten und den sehr kompetenten und freundlichen Service sowie die Zusammenarbeit mit einem Partner in der Nähe überzeugt.
Für uns als Spezialist für Lerntransfer und nachhaltige Veränderung ist das Thema Datenschutz elementar. Deshalb sind wir sehr froh, dieses wichtige Thema bei Robin Data in guten Händen zu wissen. Dadurch können wir uns voll und ganz auf die Bedürfnisse unserer Kunden fokussieren.
Die Einhaltung des Datenschutzes gemäß der Datenschutzgrundverordnung der EU ist für uns eine Selbstverständlichkeit – so möchten wir unseren Gästen ein vertrauensvolles Umfeld zum Erholen und ein Zuhause auf Zeit bieten. Um die spezifischen Anforderungen im Servicemanagement korrekt umzusetzen, haben wir mit Herrn Döring von Robin Data zusammen gearbeitet. Gerne empfehlen wir ihn weiter.
Muss das denn alles umgesetzt werden“ fragen uns die Kunden. Seit Robin Data hat sich für uns sehr viel in der Argumentation verändert. Dadurch, dass so viel vorbereitet und auch automatisiert ist, haben wir plötzlich wertvolle Zeit-Ressourcen, um beim Kunden individuelle Datenschutzthemen zu bearbeiten.
Das Thema Datenschutz nimmt im Hinblick auf die Vertrauenswürdigkeit gegenüber unseren Kunden, so wie auch unseren Mitarbeitern, in allen Unternehmensbereichen der WENZEL Group, einen hohen Stellenwert ein. Mit der zunehmenden Digitalisierung unserer Prozesse wie auch unserer Produkte steigt neben den eigentlichen Datenmengen auch der Bedarf an Schutzwürdigkeit und Sicherheit derselben. An dieser Stelle nochmal vielen Dank für die gute Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Andre Döring.
Wir danken Robin Data und insbesondere Wolfgang Evers für die professionelle Umsetzung und kontinuierliche Pflege unserer Datenschutzrichtlinien nach DSGVO.
Als mittelständisches Unternehmen ist uns der Datenschutz sehr wichtig. Oft haben wir jedoch nicht die Ressourcen um uns entsprechend darum zu kümmern. Robin Data nimmt uns hier die Last. Mit Hilfe der Robin Data Software arbeiten wir sehr eng und effizient zusammen. Einen großen Dank an Herrn Professor Döring und sein Team!
Mit Robin Data kann ich effizient alle Mandanten rechtssicher bedienen. Die integrierten Vorlagen ermöglichen sehr effizientes arbeiten, was jeden Mandant freut! Weiter so – super Support!
Wir helfen Ihnen gern! Wir haben die passende Software für interne Datenschutzbeauftragte. Sie erleichtert die tägliche Arbeit mit gestezeskonformen Vorlagen, passenden Inhalten und pragmatischen Lösungen.
Gern richten wir diese auch gemeinsam mit Ihnen ein oder beraten Sie zu Ihren Datenschutz-Fragen. Besuchen Sie eine unserer Webinare und Online-Demos zur Datenschutz-Software von Robin Data! Datenschutz einfach gemacht.
Wer muss einen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten trifft nach DSGVO vorrangig Behörden und öffentliche Stellen. Aber auch Unternehmen deren Kerntätigkeit in der besonders umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten (gemäß Artikel 9 und 10, DSGVO) liegt, müssen laut DSGVO einen Datenschutzbeauftragten bestellen. (siehe Artikel 37 DSGVO)
Eine Öffnungsklausel in der DSGVO bietet jedem Mitgliedsstaat die Möglichkeit für sich engere Voraussetzungen für die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu schaffen. So hat Deutschland im neuen Bundesdatenschutzgesetz u.a. die Bestellpflicht für betriebliche Datenschutzbeauftragte strenger als in der DSGVO geregelt.
So ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Art 38 BDSG für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht, soweit sich in der Regel mindestens 20 Mitarbeiter (Entscheidung des Bundesrates am 20. September 2019)ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.
Zusammenfassend kann man als privates Unternehmen anhand von drei Kriterien gut zu prüfen, ob die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich ist. Insofern mindestens eine der drei Kriterien zutrifft, ergibt sich eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Die Kriterien sind:
Die vorsätzliche oder fahrlässige Versäumnis einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, stellt eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit dar.
Auch wenn das Unternehmen nach gesetzlichen Vorgaben nicht der Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten unterliegt, so müssen die Verordnungen des Datenschutzrechtes dennoch in vollem Umfang eingehalten werden. Dies stellt vor allem kleinere Unternehmen vor Herausforderungen, da schlicht das Datenschutz-Fachwissen fehlt. In solchen Fällen macht es durchaus Sinn, freiwillig einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Wann ist ein Unternehmen verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen?
Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten trifft nach DSGVO vorrangig Behörden und öffentliche Stellen. Aber auch Unternehmen deren Kerntätigkeit in der besonders umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten (gemäß Artikel 9 und 10, DSGVO) liegt, müssen laut DSGVO einen Datenschutzbeauftragten bestellen. (siehe Artikel 37 DSGVO). Mehr Informationen dazu finden Sie unserem Wiki-Beitrag.
Wer unterstützt den internen Datenschutzbeauftragten bei rechtlich komplexen Vorgängen?
Um den internen Datenschutzbeauftragten zu unterstützen, kann ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden, welcher diesen berät.
Welche Aufgaben hat ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten lassen sich in folgende Bereiche unterteilen:
1. Interne Aufgaben im Unternehmen
2. Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
3. Anlaufstelle für Betroffene
4. Ansprechpartner für den Betrieb
Welche Voraussetzungen müssen externe Datenschutzbeauftragte erfüllen?
Kann ein externer Datenschutzbeauftragter für mehrere Standorte benannt werden?
Ja, sollte Ihr Unternehmen mehrere Standorte besitzen, kann ein Datenschutzbeauftragter für mehrere Standorte benannt werden. Das Partnernetzwerk von Robin Data unterstützt Sie mit Experten in ganz Deutschland.
Sind Datenschutzbeauftragte persönlich verantwortlich für die Einhaltung der DSGVO?
Nein, Datenschutzbeauftragten sind nicht persönlich verantwortlich für die Einhaltung rechtlichen Vorgaben. Die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist stets das jeweilige Unternehmen selbst. Datenschutzbeauftragte haben eine beratende und unterstützende Funktion.
Die Experten von Robin Data haben jahrelange, branchenspezifische Erfahrung im Bereich Datenschutz und arbeiten mit garantiert gesetzeskonformen Inhalte, die in Zusammenarbeit mit Juristen erstellt wurden.
Was passiert wenn man keinen externen DSB bestellt?
Die Bestellung eines externen DSB ist für viele Unternehmen bereits seit Jahren verpflichtend, trotzdem kommen viele Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach. Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden ahnden diesen Verstoß mit einem Datenschutz-Bußgeld von bis zu 50.000 Euro.
Welche Voraussetzungen muss ein externer Datenschutzbeauftragter erfüllen?
Bei der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen sollten Sie darauf achten, dass der externe DSB über die notwendige Fachkunde verfügt. Damit sind insbesondere juristische / datenschutzrechtliche Kenntnisse gemeint, aber auch Erfahrung in Ihrer Branche und Unternehmensgröße. Gut qualifizierte Datenschutzbeauftragte verfügen zusätzlich über Kenntnisse im Bereich Informationssicherheit, Qualitäts-, Projekt- sowie Riskmanagement und besitzen technische Fähigkeiten, die bei der Datenverarbeitung wichtig sind. Fragen Sie bei der Bestellung nach Nachweisen und Zertifikaten zu den genannten Kenntnissen.
Wie wird man externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter wird durch das Unternehmen benannt. Um die Voraussetzungen für die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter zu erlangen, können sich Personen über bestimmte Weiterbildungen qualifizieren. Die Weiterbildungen werden als Schulungen angeboten oder können einen Hochschulabschluss beinhalten.
Wie können Sie uns kontaktieren?
Kontaktieren Sie uns gerne kostenfrei unter der Telefonnummer +49 (0)3461 479236-0. Oder erreichen Sie uns über unser Kontaktformular.
Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten
Datenschutz-Folgenabschätzung
Löschkonzept
