Ihr Weg zu einem Löschkonzept nach DSGVO
Das Löschkonzept ist ein zentraler Bestandteil der Datenschutz-Dokumentation. Unsere Datenschutz-Software Robin Data bietet die standardisierte Vorlage zur Umsetzung.
Wichtige Informationen über das Löschkonzept
- Mit der DSGVO besteht das „Recht auf Vergessenwerden“, dies bedeutet das Personen das Recht haben, dass ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Zweck gespeichert und unter gewissen Voraussetzungen gelöscht werden müssen
- Vorgaben aus der DSGVO und dem BDSG-neu, müssen im Löschkonzept geregelt sein
- Weder das BDSG-neu noch die DSGVO regeln im Detail, wie ein Löschkonzept aufgebaut sein muss, daher hat sich die DIN 66398:2016-05 bei der Umsetzung des Löschkonzeptes etabliert
- Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Löschkonzept müssen dokumentiert werden und im Falle einer Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde wird das Löschkonzept eines Unternehmens überprüft
Inhalt zum Thema Löschkonzept:
Was ist ein Löschkonzept?
Ein Löschkonzept definiert systematisch und standardisiert, wie personenbezogenen Daten in einem Unternehmen gelöscht werden, wenn deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das BDSG-neu und die DSGVO verlangen die Löschung personenbezogener Daten, wenn:
- Diese nicht mehr benötigt werden
- Deren Verwendungszweck erfüllt ist
- Der Betroffene die Löschung fordert
Das Löschkonzept regelt in diesen Fällen wer diese Daten zu welchem Zeitpunkt löscht.
Was muss das Löschkonzept enthalten?
Ein datenschutzkonformes Löschkonzept besteht aus sogenannten Löschklassen, Löschfristen und Löschregeln.
Was sind Löschklassen?
Löschklassen kann man sich vorstellen wie eine Matrix, bestehend aus Datenarten, der Aufbewahrungsfrist und dem Startzeitpunkt, ab dem diese Aufbewahrungsfrist läuft. Eine Löschfrist ist demnach Alle Datenarten mit dem gleichen Startzeitpunkt und der gleichen Löschfrist lassen sich der Einfachheit halber zu Löschklassen zusammenfassen.
- Datenarten: Alle Daten, die zum einem gemeinsamen Zweck verarbeitet werden, werden als eine Datenart definiert. Basis eines standardisierten Löschkonzepts sind Datenarten, in die alle im Unternehmen gespeicherten Daten eingeteilt werden. In Robin Data können Sie aus über 1000 Datenarten auswählen. Mit Auswahl der zutreffenden Datenart generiert sich automatisch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
- Aufbewahrungsfrist: Neben der DSGVO gibt es weitere Gesetze, die Aufbewahrungs- und Löschfristen vorgeben. Diese müssen bei der Erstellung des Löschkonzeptes beachtet werden und hier liegt auch die Herausforderung: Löschfristen sind u.a. im Steuerrecht, Handelsrecht oder dem Wertpapierhandelsgesetz geregelt. Wie also den Überblick über die zutreffende Gesetzeslage behalten? Hier haben die Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälte die Vorarbeit geleistet. Auf Basis der Datenart wir automatisch die zutreffende Aufbewahrungsfrist unter Anwendung der aktuellen Gesetzeslage hinterlegt.
- Startzeitpunkt: Dabei ergibt sich aus dem Startzeitpunkt auch automatisch die jeweilige Löschfrist. Der Startzeitpunkt setzt entweder bei der Erhebung der Daten an oder am Ende eines Vorgangs oder einer Beziehung. In einem Dropdown können Sie die für die Datenart zutreffenden Startzeitpunk für die Löschklasse auswählen.
Was sind Löschfristen?
Als Löschfrist wird der Zeitraum bezeichnet, nachdem Datenarten bzw. personenbezogene Daten gelöscht werden müssen. Eine Löschfrist ergibt sich aus dem Startzeitpunkt und der Aufbewahrungsfrist. Löschfristen können sich für bestimmte Datenarten aus gesetzlichen Vorgaben ergeben. Mit Auswahl der Datenart in Robin Data definiert sich nicht nur die Aufbewahrungsfrist automatisch, sondern auch die Löschfrist.
Was sind Löschregeln?
Einer jeden Löschklasse innerhalb Ihres Löschkonzeptes wird eine Löschregel zugeordnet. Diese Löschregel legt fest, ob die angelegte Löschklasse, an einem bestimmten Datum oder serienmäßig gelöscht werden muss.
Löschkonzept DSGVO Beispiel „Fahrtenbuch“
In den Bildern auf der linken Seite ist eine Muster für die Löschklasse „Fahrtenbuch“ aufgeführt.
- Löschklasse erstellen
- Löschfrist automatisiert ergänzen
- Löschregel erstellen
So hilft Ihnen Robin Data bei der Umsetzung Ihres Löschkonzeptes
Das Besondere an Robin Data ist, dass die Datenschutz-Software bereits tausende Muster und Vorlagen aus dem Bereich Dateschutz enthält. Diese wurden von den Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälten von Robin Data in die Datenbank unserer Software eingepflegt. Sie können auf diese qualitativ hochwertigen Vorlagen zugreifen. Auf Basis dieser Vorlagen erstellen Sie auch Ihr Löschkonzept, quasi fast schon nebenbei.
Das Löschkonzept ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes, denn personenbezogene Daten müssen regelmäßig gelöscht werden. Löschfristen leiten sich aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab. Robin Data kennt die relevanten Informationen Ihres Löschkonzeptes gemäß DIN 66398:2016-05, ohne das Sie diese selbst zusammensuchen müssen. Per Knopfdruck erzeugen Sie aus Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Schritt-für-Schritt Ihr Löschkonzept.
Managen Sie mit Robin Data neben dem Löschkonzept, auch ganz einfach z.B. Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder Ihre Technisch-Organisatorischen Maßnahmen. So setzen Sie Ihre Datenschutz-Dokumentation assistiert und in kurzer Zeit um.
Muster und Vorlagen
Löschfristen leiten sich aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab. Robin Data kennt die relevanten Informationen Ihres Löschkonzeptes gemäß DIN 66398:2016-05 und bietet entsprechende Muster und Vorlagen.
Effektiv und Zeit sparend
Robin Data unterstützt Sie bei der ganzheitlichen Umsetzung Ihrer Datenschutz-Dokumentation, interaktive Video-Tutorials führen Sie durch die einzelnen Schritte.
Branchenspezifisch
Unsere Datenbank enthält spezifische Datenschutz-Vorlagen für 350 Branchen, die Datenschutzexperten von Robin Data haben Ihre jahrelange Erfahrung für unterschiedlichste Branchen in Robin Data eingearbeitet.
Umsetzung mit Robin Data Schritt-für-Schritt erklärt in unserer Wissensdatenbank
Wie Sie ein Löschkonzeptes parallel zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufbauen
In unserer Datenschutz-Software Robin Data können Sie Ihr datenschutzkonformes Löschkonzept parallel zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufbauen. Dies gelingt, indem schon beim Import einer Verarbeitungstätigkeit aus der Datenbank von Robin Data entsprechende Datenarten direkt mit importiert werden. Indem Sie nun in den Funktionsbereich „Löschkonzept“ wechseln, können Sie die Datenart in der entsprechenden Löschklasse hinterlegen. Auf Basis der Datenart befüllen sich wichtige Inhalte gemäß DIN 66398:2016-05 wie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist und die Löschfrist automatisch.So setzen Sie Ihre Datenschutz-Dokumentation assistiert und in kurzer Zeit um.
Wie können Maßnahmen des Löschkonzeptes dokumentiert werden?
Die auf dieser Seite beschriebenen Punkte müssen in einem schriftlichen Dokument festgehalten werden, um insbesondere der Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachzukommen. Insofern die gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO nicht berücksichtigt werden, drohen im Falle einer Überprüfung Datenschutz-Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder von bis 2 bzw. 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes.
Da bei der Dokumentation des Löschkonzepts Aspekte, wie Datenarten oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden müssen, erscheint dieser Teil der Datenschutz-Dokumentation besonders komplex. Auch wenn sorgfältiger Kategorisierung der verarbeiteten Daten in Datenarten, stellt die Einstufung der Schutzklassen und Festlegung korrekter gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Datenschutz-Verantwortliche vor Herausforderungen. Aus diesem Grund gibt es die digitale und standardisierte Lösung für Ihr Löschkonzept. Profitieren Sie von der Vorarbeit von Datenschutzexperten und Rechtanwälten die diese Daten in die Datenbank unserer Datenschutz-Software Robin Data sorgfältig eingearbeitet haben.
Setzen Sie Ihr Löschkonzept assistiert und unter Anwendung der aktuellen Gesetzes Lage DSGVO-konform um. Testen Sie die Funktionen unserer Datenschutz-Software zeitlich unbegrenzt und kostenfrei und registrieren Sie sich für die Forever Free Lizenz. Direkt online, ohne Downloads und Installation.
Datenschutz-Dokumentation ist nicht einfach, aber notwendig
Ein Löschkonzept anzulegen, gehört dazu. Bereits in dem kleinsten Paket unserer Datenschutz-Software „Forever Free“ können Sie aus vielen unterschiedlichen bereits ausgefüllten Vorlagen und Mustern wählen und so auch ihr Löschkonzept dokumentieren. Kostenfrei und zeitlich unbegrenzt. Komplizierte Excel-Lösungen waren gestern. Registrieren Sie sich direkt kostenfrei und schauen Sie sich Beispiele für Ihrer Branche an.
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Dann sind Sie bei Robin Data genau richtig. Folgende Optionen stehen Ihnen offen.
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Datenschutz ist nicht einfach, aber notwendig. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, egal ob Laien oder Datenschutzbeauftragten diesen Weg so einfach wie möglich zu machen.
Gemeinsam mit der jahrelangen Erfahrung von Rechtsanwälten, Datenschutzberatern und IT-Experten ist ein digitaler Co-Working-Space entstanden und damit auch die Datenschutz Software Robin Data, womit Sie neben vielen anderen Features, auch Ihr Löschkonzept DSGVO-konform umsetzen können.
Ausgewählte Kundenmeinungen
Das sagen Kunden über die Robin Data GmbH
Die Software bietet eine sehr gute Struktur, um sich mit allen relevanten Themen des Datenschutzes systematisch auseinanderzusetzen. Aufgrund der ganzen Vorlagen ist der Prozess der DSGVO Umsetzung erleichtert und zeitsparend.
An dieser Stelle nochmal vielen Dank für die gute Zusammenarbeit.
Sperriges Thema gut beschrieben, vermittelt und umgesetzt.
Wir arbeiten mit Prof. Dr. Andre Döring zusammen und empfehlen ihn gerne weiter.
Die einfache und digitale Umsetzung Ihrer Datenschutz-Dokumentation beginnt hier.
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