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Gefährdungsbeurteilung (GBU) erstellen: Praxisleitfaden

Gefährdungsbeurteilung (GBU): Alles, was Sie wissen müssen

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung (GBU) und warum ist sie für Organisationen Pflicht?
Ob im Büro, Lager, Außendienst oder Homeoffice – jede Tätigkeit bringt spezifische Risiken mit sich. Die Gefährdungsbeurteilung hilft, diese systematisch zu erkennen, zu bewerten und wirksame Schutzmaßnahmen abzuleiten. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie die GBU rechtssicher und praxisnah umsetzen, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und wie digitale Tools Sie dabei unterstützen können.

Wichtigste Informationen zur Gefährdungsbeurteilung (GBU)

  • Die GBU ist nach § 5 des Arbeitsschutzgesetzes für alle Arbeitgeber gesetzliche Pflicht,  unabhängig von Branche oder Organisationsgröße.
  • Die Gefährdungsbeurteilung hat zum Ziel Gesundheitsgefahren am Arbeitsplatz zu ermitteln und zu bewerten sowie wirksame Schutzmaßnahmen festzulegen.
  • Bei mehr als 10 Mitarbeitenden besteht eine Dokumentationspflicht für die GBU, in schriftlicher oder digitaler Form.
  • Änderungen am Arbeitsplatz, neue Gefährdungen oder Vorfälle erfordern eine Überprüfung und regelmäßige Anpassung der GBU.
  • Beschäftigte kennen die Risiken oft am besten, ihre Perspektive ist unerlässlich für eine realistische Bewertung. Aus diesem Grund ist die Einbindung von Mitarbeitenden von zentraler Bedeutung.
  • Softwarelösungen vereinfachen Durchführung, Dokumentation und Wiederholung der GBU, insbesondere in wachsenden Betrieben.

Inhalt zum Thema zur Gefährdungsbeurteilung (GBU):

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung (GBU)?

Die Gefährdungsbeurteilung ist das Fundament des modernen Arbeitsschutzes. Sie ist ein strukturierter Prozess, der dazu dient, potenzielle Gefahren am Arbeitsplatz systematisch zu identifizieren, zu analysieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Ziel ist es, Unfälle, arbeitsbedingte Erkrankungen und langfristige Gesundheitsschäden zu vermeiden – und das gilt für jede Branche, von der Industrie bis zum klassischen Bürojob.

Stellen Sie sich vor, Sie laufen mit verbundenen Augen durch ein Büro – Sie wissen nicht, wo Kabel herumliegen, ob der Bürostuhl sicher ist oder ob der Bildschirm falsch eingestellt ist. Genau diese „blinden Flecken“ deckt die Gefährdungsbeurteilung auf. Sie schafft Transparenz über Risiken, noch bevor sie zum Problem werden.

Ob es um ergonomische Fehlhaltungen am Bildschirmarbeitsplatz geht, psychische Belastungen durch hohen Termindruck oder brandgefährliche Ecken im Lager: Mit einer professionellen Gefährdungsbeurteilung haben Arbeitgeber die Chance, rechtzeitig gegenzusteuern. Sie ist also nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein echter Gamechanger für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen.

Rechtlicher Hintergrund: Das Arbeitsschutzgesetz

Bedeutung im Arbeitsschutzgesetz

Die Gefährdungsbeurteilung ist im deutschen Arbeitsschutzgesetz (§ 5 ArbSchG) verankert und stellt eine der zentralen Pflichten für Arbeitgeber dar. Dort heißt es sinngemäß: Der Arbeitgeber hat die Arbeitsbedingungen zu beurteilen und auf dieser Basis Schutzmaßnahmen zu treffen. Diese Verpflichtung ist nicht verhandelbar – sie ist Teil der unternehmerischen Verantwortung gegenüber den Beschäftigten.

Und das ist gut so. Denn das Gesetz sorgt dafür, dass Unternehmen nicht erst dann handeln, wenn etwas passiert, sondern schon im Vorfeld für sichere Arbeitsplätze sorgen. Die Gefährdungsbeurteilung ist damit ein präventives Werkzeug mit enormem Potenzial.

Rechtliche Verpflichtungen für Arbeitgeber

Jeder Arbeitgeber – unabhängig von Größe oder Branche – ist verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung zu erstellen. Dabei darf er nicht einfach pauschale Maßnahmen umsetzen, sondern muss die konkreten Gegebenheiten vor Ort einbeziehen. Außerdem gilt:

Die Beurteilung muss dokumentiert werden, sofern mehr als zehn Mitarbeitende beschäftigt sind.
Sie muss regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Veränderungen im Arbeitsprozess.
Beschäftigte sind in geeigneter Weise über Gefährdungen und Schutzmaßnahmen zu informieren.

Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert nicht nur Bußgelder, sondern auch schwerwiegende Haftungsfolgen – insbesondere bei Arbeitsunfällen.

Unsere Empfehlungen für weiterführende Informationen

Alle/Arbeitsschutz/Informationssicherheit

Gefährdungsbeurteilung Arbeitsplatz: Warum ist diese wichtig?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist weit mehr als eine lästige Pflichtübung. Sie ist der Schlüssel zu nachhaltiger Sicherheit und Gesundheitsschutz im Unternehmen. Sie hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen – also bevor sie sich in kostspielige Probleme verwandeln.

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, steigender Arbeitsbelastung und zunehmender Digitalisierung ist es essenziell, die Arbeitsbedingungen regelmäßig zu überprüfen. Denn nur gesunde und motivierte Mitarbeitende sind produktiv und bleiben dem Unternehmen langfristig treu.

  • Zu den häufigsten Risiken, die durch eine Gefährdungsbeurteilung aufgedeckt werden, zählen:
  • Ergonomische Risiken: Falsche Sitzhaltungen, nicht höhenverstellbare Tische oder schlechte Lichtverhältnisse.
  • Psychische Belastungen: Stress, Überforderung oder soziale Konflikte im Team.
  • Physikalische Gefahren: Lärm, Hitze oder gefährliche Maschinen.
  • Chemische Belastungen: Schadstoffe, Reinigungsmittel oder Lösungsmittel.

Das Ergebnis einer Gefährdungsbeurteilung ist also nicht nur eine Liste mit Gefahrenquellen, sondern ein Maßnahmenplan, der Gesundheit schützt, Prozesse optimiert und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit steigert.

Gefährdungsbeurteilung erstellen: Schritte zur GBU

Bevor die eigentliche Gefährdungsanalyse beginnen kann, braucht es eine solide Vorbereitung. Das bedeutet: Informationen sammeln, den Arbeitsplatz verstehen, Beteiligte einbeziehen. Hierzu gehört z. B.:

  • Betriebsbegehungen durchführen
  • Interviews mit Mitarbeitenden führen
  • Unfallstatistiken und Gesundheitsdaten auswerten
  • Gefährdungskataloge und gesetzliche Vorgaben prüfen

Dieser Schritt ist essenziell, um ein realistisches Bild der Gefahrenlage zu erhalten – nicht nur aus Sicht der Führungskräfte, sondern vor allem aus der Perspektive der Beschäftigten selbst. Erst anschließend kommt es zur Identifikation konkreter Gefährdungen. Dabei helfen Checklisten, Leitfäden oder auch externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Wichtig ist, keine Gefahrenquelle zu übersehen – auch scheinbar kleine Dinge wie fehlende Pausenräume oder zu laute Telefone können langfristig zum Problem werden.

Gefährdungsbeurteilung (GBU) erstellen: Praxisleitfaden

1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen:

  • Ziel: Alle Bereiche und Tätigkeiten in der Organisation werden systematisch erfasst.
  • Warum: Nur so können alle potenziellen Gefahren identifiziert werden.
  • Beispiel: Produktion, Büro, Lager, Reinigung, etc.
  • Gefährdungen ermitteln:
    • Ziel: Alle möglichen Gefahrenquellen werden identifiziert.
    • Warum: Um gezielte Maßnahmen zur Risikominimierung ergreifen zu können.
    • Beispiele: Stolperfallen, Lärm, Chemikalien, Hitze, psychische Belastungen.

2. Gefährdungen beurteilen:

  • Ziel: Die Schwere und Wahrscheinlichkeit einer Gefährdung wird eingeschätzt.
  • Warum: Um die Dringlichkeit von Maßnahmen zu bestimmen.
  • Beispiel: Eine hohe Sturzgefahr bei Arbeiten in großer Höhe wird höher bewertet als eine geringe Stolpergefahr.

3. Maßnahmen festlegen:

  • Ziel: Konkrete Maßnahmen zur Vermeidung oder Minimierung der Risiken werden festgelegt.
  • Warum: Um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen.
  • Beispiele: Schutzkleidung, Absperrungen, technische Änderungen, Schulungen.

4. Maßnahmen durchführen:

  • Ziel: Die festgelegten Maßnahmen werden umgesetzt.
  • Warum: Um die Wirksamkeit der Maßnahmen sicherzustellen.
  • Beispiel: Installation von Handläufen, Bereitstellung von Schutzbrillen.

5. Wirksamkeit überprüfen:

  • Ziel: Es wird überprüft, ob die Maßnahmen erfolgreich sind und die Risiken reduziert haben.
  • Warum: Um gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können.
  • Beispiel: Regelmäßige Begehungen, Mitarbeiterbefragungen.

6. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben:

  • Ziel: Die Gefährdungsbeurteilung ist ein dynamischer Prozess und muss regelmäßig aktualisiert werden.
  • Warum: Veränderungen in Arbeitsabläufen, neue Technologien oder gesetzliche Vorgaben erfordern eine Anpassung der Beurteilung.
  • Beispiel: Einführung neuer Maschinen, Änderung von Arbeitsabläufen.

Gefährdungsbeurteilung Beispiel: Büroarbeitsplatz

Typische Gefahren im Büro

Der Büroarbeitsplatz wirkt auf den ersten Blick harmlos – doch auch hier lauern zahlreiche Risiken. Viele davon sind schleichend und machen sich erst über längere Zeit bemerkbar. Typische Gefahren sind:

  • Ergonomische Fehlbelastung durch ungeeignete Bürostühle oder falsch eingestellte Monitore
  • Augenbelastung durch schlechte Beleuchtung oder Spiegelungen auf dem Bildschirm
  • Psychische Überforderung durch permanente Erreichbarkeit, Multitasking oder unklare Arbeitsanweisungen
  • Brandgefahr durch überlastete Steckdosen oder unsachgemäßen Umgang mit Elektrogeräten

Gefährdungsbeurteilung erstellen: Praktische Tipps

Die Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung kann auf den ersten Blick kompliziert wirken, aber mit einem strukturierten Vorgehen gelingt es jedem Betrieb. Wichtig ist es, Schritt für Schritt vorzugehen und keine Abkürzungen zu nehmen.

Tipp 1: Beteiligung der Beschäftigten
Niemand kennt die alltäglichen Risiken besser als die Mitarbeitenden selbst. Sie sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden – z. B. durch Workshops, Fragebögen oder Begehungen mit dem Sicherheitsbeauftragten.

Tipp 2: Checklisten nutzen
Es gibt zahlreiche Vorlagen und branchenspezifische Checklisten, die eine erste Orientierung bieten. Sie helfen, keine Gefahrenquelle zu übersehen und den Überblick zu behalten.

Tipp 3: Externe Expertise hinzuziehen
Arbeitsschutzfachkräfte oder Betriebsärzte verfügen über das nötige Know-how, um auch komplexe Gefahrenlagen zu beurteilen. Vor allem in mittelständischen und kleinen Unternehmen lohnt sich die Zusammenarbeit mit Experten.

Tipp 4: Risiken priorisieren
Nicht jede Gefährdung ist gleich kritisch. Daher sollten Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensschwere priorisiert werden. So lassen sich Maßnahmen gezielter und wirtschaftlicher umsetzen.

Ihr Weg zur Umsetzung einer digitalen Gefährdungsbeurteilung

Setzen Sie Ihre Gefährdungsbeurteilung digital mit Robin Data ComplianceOS® um. Erfassen und bewerten Sie gleichzeitig Risiken systematisch und dokumentieren Sie entsprechende Maßnahmen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern gewährleisten auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Investieren Sie in eine zuverlässige Softwarelösung und stärken Sie den Arbeitsschutz in Ihrer Organisation nachhaltig.

Weitere Informationen

Gefährdungsbeurteilung nach Arbeitsplatzart

Gefährdungsbeurteilung im Lager
Lagerarbeitsplätze bringen spezifische Risiken mit sich: Schwere Lasten, Verkehrswege mit Gabelstaplern, Rutschgefahr oder schlechte Beleuchtung. Hier müssen vor allem physische Gefährdungen genau analysiert werden. Wichtige Maßnahmen sind:

  • Schulung im sicheren Heben und Tragen
  • Kennzeichnung von Laufwegen
  • Regelmäßige Wartung von Regalen und Hebemitteln
  • Tragen von Sicherheitsschuhen und Warnwesten

Gefährdungsbeurteilung im Außendienst
Außendienstmitarbeitende sind häufig allein unterwegs, fahren lange Strecken und arbeiten in wechselnden Umgebungen. Die Gefährdungsbeurteilung muss daher Mobilität, Alleinarbeit und mögliche psychische Belastungen einbeziehen. Maßnahmen können sein:

  • GPS-Tracking zur Ortung in Notfällen
  • Schulungen zu Deeskalation und Selbstschutz
  • Feste Ruhezeiten und Arbeitszeitregelungen

Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice
Seit der Pandemie ist das Homeoffice ein fester Bestandteil vieler Arbeitsmodelle geworden – doch oft wird vergessen, dass auch hier eine Gefährdungsbeurteilung Pflicht ist. Dabei geht es vor allem um ergonomische, psychische und technische Risiken:

  • Bereitstellung ergonomischer Arbeitsmittel
  • Klare Regelung von Arbeitszeiten und Pausen
  • Sicherheit der IT-Infrastruktur (z. B. VPN, Passwortschutz)

Wer ist verantwortlich für die Gefährdungsbeurteilung?

Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung liegt ganz klar beim Arbeitgeber. Er muss sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden – unabhängig davon, ob er Aufgaben delegiert oder externe Dienstleister einsetzt.

Aber: Die Durchführung kann im Alltag von Sicherheitsbeauftragten, Führungskräften oder Fachkräften für Arbeitssicherheit übernommen werden. Wichtig ist nur, dass sie über das nötige Wissen verfügen und die Verantwortung klar geregelt ist.

Auch die Beschäftigten tragen Mitverantwortung – sie müssen aktiv mitwirken, Gefahren melden und Schutzmaßnahmen einhalten. Ein sicherer Arbeitsplatz ist Teamarbeit!

Gefährdungsbeurteilung Software: Digitale Tools zur Unterstützung bei der Erstellung der GBU

Die Digitalisierung bietet auch im Arbeitsschutz viele Vorteile. Es gibt inzwischen zahlreiche Softwarelösungen und Online-Tools, die Unternehmen bei der Erstellung und Pflege ihrer Gefährdungsbeurteilungen unterstützen. Vorteile sind:

  • Zeitsparende Vorlagen und Checklisten
  • Automatische Erinnerung an Überprüfungen
  • Zentrale Dokumentation und Archivierung
  • Einbindung mobiler Endgeräte für Vor-Ort-Begehungen

Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung (GBU) ist nicht nur ein formaler Akt, sondern ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis darüber, dass der Arbeitgeber seine Pflichten im Arbeitsschutz wahrgenommen hat. Nach § 6 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) müssen alle Ergebnisse und Maßnahmen schriftlich oder digital festgehalten werden – besonders dann, wenn mehr als zehn Mitarbeitende im Unternehmen tätig sind.

Was muss dokumentiert werden?

Eine vollständige Dokumentation umfasst:

  • Datum der Gefährdungsbeurteilung
  • Beschreibung der Arbeitsbereiche und Tätigkeiten
  • Identifizierte Gefährdungen
  • Bewertete Risiken
  • Getroffene Schutzmaßnahmen
  • Verantwortliche Personen
  • Termin für die nächste Überprüfung

Es reicht nicht, allgemeine Aussagen zu treffen – die Dokumentation muss konkret, nachvollziehbar und für Dritte prüfbar sein. Gerade bei Kontrollen durch die Berufsgenossenschaft oder bei einem Arbeitsunfall kann die Dokumentation entscheidend sein.

Formen der Dokumentation

Die GBU kann klassisch in Papierform geführt werden, doch immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen. Diese bieten:

  • Leichtere Aktualisierung
  • Zentralen Zugriff für Verantwortliche
  • Automatische Erinnerungen an Überprüfungen
  • Bessere Archivierung und Suchfunktion

Wichtig: Auch digitale Dokumentationen müssen datenschutzkonform geführt werden, insbesondere wenn personenbezogene Daten enthalten sind.

Wiederholung und Aktualisierung der Beurteilung

Eine Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliger Prozess. Sie muss regelmäßig überprüft und angepasst werden – denn Arbeitsbedingungen, Technologien und gesetzliche Anforderungen ändern sich ständig. Die Verantwortung dafür liegt weiterhin beim Arbeitgeber.

Wann muss aktualisiert werden?

Eine neue Beurteilung oder Überarbeitung der bestehenden GBU ist erforderlich bei:

  • Veränderungen im Arbeitsprozess (z. B. neue Maschinen, neue Software, Umstrukturierungen)
  • Unfällen oder Beinahe-Unfällen
  • Neuen wissenschaftlichen Erkenntnissen oder gesetzlichen Änderungen
  • Einführung neuer Arbeitsstoffe oder Tätigkeiten
  • Baulichen Veränderungen am Arbeitsplatz
  • Wie häufig ist eine Überprüfung sinnvoll?

Auch ohne konkrete Änderungen empfiehlt es sich, die GBU regelmäßig – z. B. jährlich oder alle zwei Jahre – zu überprüfen. Eine feste Frist ist im Gesetz nicht definiert, doch Branchenstandards und Empfehlungen von Berufsgenossenschaften geben hilfreiche Orientierung.

Kontinuität ist der Schlüssel: Eine regelmäßig aktualisierte Gefährdungsbeurteilung zeigt, dass der Arbeitsschutz ernst genommen wird und verbessert nachweislich das Sicherheitsniveau im Unternehmen.

Fehler, die bei der Gefährdungsbeurteilung vermieden werden sollten

Auch wenn viele Unternehmen die GBU pflichtgemäß durchführen, schleichen sich häufig Fehler ein – sei es aus Unwissenheit, Zeitdruck oder Ressourcenmangel. Diese Fehler können im Ernstfall gravierende Folgen haben.

Häufige Stolpersteine:

  • Unvollständige Analyse: Nur offensichtliche Gefahren werden erfasst, während psychische oder langfristige Risiken übersehen werden.
  • Keine Mitarbeitereinbindung: Beschäftigte werden nicht befragt oder nur oberflächlich involviert – dabei haben sie oft den besten Einblick.
  • Unklare Zuständigkeiten: Es ist nicht festgelegt, wer für welche Schutzmaßnahmen verantwortlich ist.
  • Fehlende oder veraltete Dokumentation: Alte Versionen werden nicht aktualisiert oder es fehlt eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
  • Keine Kontrolle der Maßnahmen: Es werden zwar Maßnahmen festgelegt, deren Umsetzung aber nicht überprüft.

So vermeiden Sie Fehler:

  • Planen Sie genügend Zeit und Ressourcen ein.
  • Nutzen Sie Checklisten und digitale Tools.
  • Schulen Sie Führungskräfte und Sicherheitsbeauftragte.
  • Halten Sie die Kommunikation mit den Mitarbeitenden offen.
  • Führen Sie regelmäßige Audits durch.

Eine gründliche GBU ist kein bürokratisches Hindernis – sie ist ein aktiver Beitrag zu einem besseren, sichereren und effizienteren Arbeitsplatz.

FAQs Gefährdungsbeurteilung

GBU steht für „Gefährdungsbeurteilung“ und beschreibt die systematische Erfassung und Bewertung von Gefahren am Arbeitsplatz.

Ja, gemäß Arbeitsschutzgesetz ist jede Organisation – unabhängig von Größe oder Branche – verpflichtet, eine GBU durchzuführen.

Immer bei wesentlichen Änderungen am Arbeitsplatz oder spätestens alle ein bis zwei Jahre.

Ja, viele Berufsgenossenschaften und Arbeitsschutzportale bieten kostenlose Checklisten und Muster-Dokumente an. Auch Softwarelösungen liefern Vorlagen für die GBU.

Digitale GBU-Tools ermöglichen automatisierte Erinnerungen, rechtssichere Vorlagen und die zentrale Dokumentation. Im Gegensatz zu statischen Excel-Listen ist eine Software übersichtlicher, revisionssicher und teamfähig – ideal für dynamische Arbeitsumgebungen oder mehrere Standorte.

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Fazit: Digitale Gefährdungsbeurteilung ist der neue Standard im Arbeitsschutz

Die Gefährdungsbeurteilung – oder kurz: GBU – ist ein zentrales Instrument im Arbeitsschutz. Sie schützt nicht nur die Gesundheit der Beschäftigten, sondern ist auch ein strategisches Element erfolgreicher Unternehmensführung. Ob Büro, Lager, Außendienst oder Homeoffice – jede Tätigkeit bringt eigene Risiken mit sich, die erkannt, bewertet und minimiert werden müssen.

Der Aufwand lohnt sich mehrfach: Organisationen profitieren durch Rechtssicherheit, weniger Ausfälle, motivierte Mitarbeitende und ein starkes Arbeitgeberimage. Moderne Software und Online-Kurse machen die Umsetzung heute leichter denn je. Doch wer sie heute noch mit Stift, Zettel und Excel-Listen erledigt, verschenkt nicht nur Zeit, sondern auch Qualität. Der moderne Arbeitsschutz braucht digitale Unterstützung – und genau hier kommen professionelle Gefährdungsbeurteilung-Softwarelösungen ins Spiel.

Ob automatische Erinnerungen, zentrale Dokumentation, rechtssichere Vorlagen oder mobile Begehungsprotokolle: Mit der richtigen Software lassen sich Gefährdungen schneller erkennen, Maßnahmen effizienter umsetzen und gesetzliche Anforderungen besser erfüllen. Besonders in dynamischen Arbeitswelten, in denen sich Prozesse, Teams und Technologien ständig ändern, bietet eine digitale GBU-Lösung die notwendige Flexibilität und Aktualität.

Kurz gesagt: Wer Arbeitsschutz heute zukunftsfähig gestalten will, kommt an digitalen Tools nicht vorbei. Eine softwaregestützte Gefährdungsbeurteilung ist nicht nur smarter – sie ist sicherer, transparenter und deutlich zeitsparender. Setzen Sie auf die digitale Transformation auch im Arbeitsschutz und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.

Wer die GBU als Chance versteht – und nicht als Pflicht –, legt den Grundstein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Caroline Schwabe
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