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Compliance-Management-Software

ComplianceOS

Compliance-Arbeit in einem gemeinsamen System organisieren: von fachlichen Registern und Zuständigkeiten bis zu Aufgaben, Programmen und Kontrollen.

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Arbeitsmodell

Vom fachlichen Register zum nachvollziehbaren Bearbeitungsstand

ComplianceOS bringt fachliche Register, Organisationsdaten und die laufende Bearbeitung in einem gemeinsamen Arbeitskontext zusammen. Verantwortliche sehen, welche Datensätze zusammengehören, welche Aufgaben offen sind und wie Programme und Kontrollen umgesetzt werden.

  1. Arbeitskontext strukturieren

    Verarbeitungstätigkeiten, Assets, Verträge und weitere fachliche Datensätze werden einheitlich erfasst.

  2. Organisation zuordnen

    Rollen, Organisationseinheiten und zuständige Personen werden am jeweiligen Datensatz gepflegt.

  3. Zusammenhänge herstellen

    Risiken lassen sich beispielsweise mit Assets, Tätigkeiten, Verträgen oder Schutzmaßnahmen verbinden.

  4. Kontrollen bearbeiten

    Programme bündeln zugeordnete Kontrollen; Anwendbarkeit, Umsetzung, Verantwortung und Bewertung bleiben sichtbar.

  5. Bearbeitung steuern

    Status, Prioritäten, Termine, Notizen und Dateien zeigen, was erledigt ist und wo Handlungsbedarf besteht.

Vereinfachte Produktansicht

So fühlt sich die Arbeit in ComplianceOS an

Ein konkreter Arbeitsablauf zeigt, wie Sie anstehende Arbeit priorisieren, eine Kontrolle bearbeiten und die Umsetzung bis zum Nachweis verfolgen.

ComplianceOS Beispielorganisation · Hauptgesellschaft Beispieldaten
Arbeitsbereich

Was heute Aufmerksamkeit braucht

Offene Aufgaben, anstehende Prüfungen und fehlende Nachweise werden gemeinsam sichtbar. So erkennen Sie, womit das Team beginnen sollte.

offene Aufgaben
6
fachliche Prüfungen
2
Termine diese Woche
3
  • KontrolleZugriffsrechte regelmäßig prüfenPrüfung bis 18. Oktober · IT-Betrieb
    Prüfbedarf
  • NachweisPrüfprotokoll Q4Für die Kontrolle 5.1 noch nicht hinterlegt
    Ausstehend
  • AufgabeBerechtigungsliste abstimmenVerantwortlich: IT-Betrieb
    In Arbeit
Programm

Informationssicherheit · Hauptgesellschaft

Die ausgewählte Kontrolle zeigt Anwendbarkeit, Umsetzungsstand, Verantwortung und Bewertung in einem gemeinsamen Arbeitskontext.

zugeordnete Kontrollen
42
umgesetzt
31
Abweichungen
4
  • Kontrolle 5.1Zugriffsrechte regelmäßig prüfenAnwendbar · Verantwortlich: IT-Betrieb
    Teilweise umgesetzt
  • Kontrolle 5.2Notfallübungen nachweisenAnwendbar · Verantwortlich: Informationssicherheit
    Umgesetzt
  • Kontrolle 5.3Lieferantenbewertung aktualisierenAnwendbar · Hauptabweichung dokumentiert
    Handlungsbedarf
Kontrollkontext

Zugriffsrechte regelmäßig prüfen

Verantwortlichkeit, Maßnahme, Termin und Nachweis bleiben mit der Kontrolle verbunden. So ist erkennbar, was bereits erledigt ist und was noch fehlt.

verantwortliche Stelle
1
verknüpfte Maßnahme
3
fehlender Nachweis
2
  • VerantwortungIT-BetriebFür Durchführung und Dokumentation zugeordnet
    Zugeordnet
  • MaßnahmeQuartalsweise BerechtigungsprüfungNächster Termin: 18. Oktober
    In Arbeit
  • NachweisPrüfprotokoll Q4Für den Abschluss der Kontrolle erforderlich
    Ausstehend
Ergebnis dieses Ablaufs Der nächste Schritt ist eindeutig

Verantwortlichkeit, Umsetzungsstand, Termin und fehlender Nachweis sind an einem Ort nachvollziehbar – ohne separate Listen oder Rückfragen zum aktuellen Stand.

Diesen Ablauf in ComplianceOS kennenlernen

Diese interaktive Darstellung ist eine vereinfachte, nicht bedienbare Produktvorschau mit anonymisierten Beispieldaten. Sie zeigt bestätigte Arbeitsweisen, bildet aber nicht den vollständigen Funktions- oder Lizenzumfang ab.

Leistungsbereiche

Was Sie mit ComplianceOS strukturieren

Die Plattform unterstützt wiederkehrende Aufgaben entlang des gesamten Compliance-Prozesses. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach den gewählten Compliance-Feldern und dem vereinbarten Einsatzmodell.

Programme und Kontrollen

Eigene oder bereitgestellte Programme für einen Geltungsbereich führen und die zugeordneten Kontrollen strukturiert bearbeiten.

Organisation und Verantwortung

Standorte, Rollen, Zuständigkeiten und beteiligte Personen transparent abbilden.

Risiken und Maßnahmen

Risiken bewerten, Handlungsbedarf priorisieren und Maßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen steuern.

Dokumentation und Nachweise

Compliance-Aktivitäten, Ergebnisse und Nachweise strukturiert dokumentieren und auffindbar halten.

Zusammenarbeit und Aufgaben

Interne und externe Beteiligte in gemeinsame Abläufe einbinden und offene Aufgaben nachvollziehbar bearbeiten.

Auswertung und Steuerung

Status und Fortschritt transparent machen und belastbare Grundlagen für Entscheidungen und Prüfungen schaffen.

Welche Compliance-Felder, Funktionen, Schnittstellen und Betriebsvarianten für Ihre Organisation geeignet sind, wird im Erstgespräch fachlich und technisch abgegrenzt.

Fachliche Domänen

Anwendungsfelder in ComplianceOS

ComplianceOS verbindet gemeinsame Governance-Strukturen mit den fachlichen Anforderungen unterschiedlicher Compliance-Bereiche. Öffnen Sie ein Anwendungsfeld, um die jeweilige Aufgabenstellung und passende Funktionen kennenzulernen.

Datenschutz

Verarbeitungen, Verantwortlichkeiten und Nachweise DSGVO-konform organisieren.

Risikomanagement

Risiken identifizieren, bewerten, behandeln und fortlaufend überwachen.

Asset-Management

Assets erfassen, Schutzbedarfe bewerten und Maßnahmen ableiten.

Auditmanagement

Prüfungen vorbereiten, Ergebnisse dokumentieren und Folgemaßnahmen steuern.

Qualitätsmanagement

Qualitätsanforderungen, Abweichungen und Verbesserungen nachvollziehbar bearbeiten.

Arbeitsschutz

Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten strukturiert verwalten.

Umweltmanagement

Umweltanforderungen, Risiken, Ziele und Maßnahmen gemeinsam steuern.

Fachliche Einordnung und AuswahlhilfeVertiefende Informationen für Verantwortliche, Datenschutzbeauftragte und die Softwareauswahl.

Compliance-Management-Software für die operative Umsetzung

ComplianceOS ist die webbasierte Software-as-a-Service-Produktfamilie innerhalb der Robin Data Plattform. Sie unterstützt Organisationen dabei, fachliche Register, Organisationsdaten und die laufende Compliance-Arbeit in einem gemeinsamen System zu führen. Verantwortlichkeiten, verknüpfte Datensätze, Aufgaben, Programme und Kontrollen schaffen dabei einen nachvollziehbaren Arbeitskontext.

Die modulare Struktur ermöglicht es, den Einsatz an den tatsächlich benötigten Compliance-Feldern auszurichten. Datenschutz, Informationssicherheit und Risikomanagement können in einem gemeinsamen Arbeitsmodell organisiert werden, ohne ihre fachlichen Besonderheiten zu verlieren.

Datenschutz-Software für Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte

Als Datenschutz-Management-Software unterstützt ComplianceOS interne und externe Datenschutzbeauftragte sowie weitere Verantwortliche bei der strukturierten Umsetzung und Dokumentation ihrer Aufgaben. Organisationsdaten, Zuständigkeiten und Datenschutzprozesse werden nicht als voneinander getrennte Dateien, sondern in einem nachvollziehbaren Zusammenhang gepflegt.

Für externe Datenschutzbeauftragte ist insbesondere die organisationsübergreifende Zusammenarbeit relevant. Welche Mandanten-, Rollen- und Lizenzmodelle für den konkreten Einsatz zur Verfügung stehen, wird im Erstgespräch verbindlich geklärt.

Was Sie vor der Softwareauswahl klären sollten

Welche Datenschutzaufgaben sollen zuerst bearbeitet werden: Verarbeitungstätigkeiten, Schutzmaßnahmen oder eine Folgenabschätzung? Wer liefert Informationen zu und wer trifft die fachlichen Entscheidungen? Welche vorhandenen Dokumente und Arbeitsabläufe sollen berücksichtigt werden?

Für interne Teams stehen Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation im Mittelpunkt. Externe Datenschutzbeauftragte sollten zusätzlich klären, wie die Zusammenarbeit mit ihren Kunden und das benötigte Rollen- und Lizenzmodell ausgestaltet werden.

In der Discovery besprechen Sie diese Anforderungen mit Robin Data. Dabei wird abgegrenzt, welche Softwarefunktionen und welche Unterstützung für Ihren Einstieg geeignet sind. Einen Überblick über konkrete Dokumentationsaufgaben finden Sie beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Funktionen, die im Arbeitsalltag zusammenspielen

Die folgenden Einstiege zeigen konkrete Aufgaben in ComplianceOS. Jeder Bereich bleibt fachlich eigenständig und ist zugleich mit Organisation, Tätigkeiten und Nachweisen verbunden.

Für Organisationen, die Compliance gemeinsam bearbeiten

ComplianceOS richtet sich an Unternehmen, öffentliche Stellen und andere Organisationen mit verteilten Compliance-Aufgaben.

  • Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte
  • Compliance-Verantwortliche
  • Risikomanagement
  • Fachbereiche und Führungskräfte

Häufige Fragen zu ComplianceOS

Ist ComplianceOS eine webbasierte SaaS-Lösung?

Ja. ComplianceOS wird webbasiert bereitgestellt und muss nicht lokal auf einzelnen Arbeitsplätzen installiert werden. Die konkrete technische und vertragliche Ausgestaltung wird für den jeweiligen Einsatz abgestimmt.

Kann ComplianceOS für Datenschutz und Informationssicherheit genutzt werden?

Ja. Beide Anwendungsfelder können innerhalb der Plattform strukturiert bearbeitet werden. Welche Inhalte und Funktionen eingesetzt werden, hängt von den Anforderungen und dem vereinbarten Umfang ab.

Eignet sich die Software für externe Datenschutzbeauftragte?

ComplianceOS kann die Zusammenarbeit externer Datenschutzbeauftragter mit ihren Kunden unterstützen. Benötigte Rollen, Organisationsstrukturen und Lizenzmodelle sollten im Erstgespräch abgegrenzt werden.

Ersetzt die Software fachliche Verantwortung oder Beratung?

Nein. ComplianceOS unterstützt Organisation, Dokumentation und Steuerung. Fachliche Entscheidungen und die Verantwortung der jeweils zuständigen Rollen verbleiben bei der Organisation und den beauftragten Personen.

  • Plattform

    ComplianceOS und die Funktionen der Robin Data Plattform unterstützen strukturierte Compliance-Arbeit.

Den nächsten Schritt klären

Klären Sie mit Robin Data, welche Aufgaben Sie zuerst bearbeiten möchten, wer beteiligt ist und welcher Software- und Serviceumfang dazu passt.

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